305 просмотров

Как правильно написать отчёт о проделанной работе, пример для новичков

Как правильно написать отчёт о проделанной работе, пример для новичков

  1. Функции отчета о проделанной работе
  2. Видео
  3. Последовательность внедрения рабочих отчётов
  4. За различные периоды времени
  5. Эволюция отчетов
  6. Как составить
  7. Подходящий вариант
  8. Структура документа
  9. Примеры отчетов
  10. Ответственность за несдачу отчета
  11. От проблемы к решению

Почему нужно уметь правильно отчитаться о работе

Рабочий процесс можно представить в виде сложного механизма, в котором каждый сотрудник компании является шестерёнкой. В этом примере руководитель организации выступает инженером, который обязан следить, чтобы все механизмы работали слаженно и как можно быстрее.

В реальной жизни начальникам довольно-таки сложно оценить, насколько хорошо сотрудники справляются со своей работой, если они не видят результатов труда. Поэтому почти на всех предприятиях руководство обязывает каждого сотрудника регулярно составлять отчет о проделанной работе. Зачастую этот документ создаётся с периодичностью в 1 неделю. Таким образом, начальство может увидеть, чем занимались работники, а также насколько они были полезны предприятию.

Примеры отчетов

Посмотрите на примерный образец, как правильно составить отчет о проделанной работе за месяц для менеджера по продажам. Целесообразно его представить в форме таблицы.

Чтобы правильно написать отчет на длительный период — месяц, год, ориентируйтесь на бланк, составленный с учетом указанных требований.

Отчет по итогам деятельности

____________________________________________________________ (ФИО сотрудника или наименование отдела)

Статья в тему:  Утечки конфиденциальной информации: профиль угроз. Cонник препятствие, к чему снится препятствие во сне видеть Дворянский сонник Н.Гришиной

Период с _______________ по____________

Поставленные задачи:1
2
3
Выполненные задачи:1
2
3
Не выполнено1
2
3
Причины невыполнения:1
2
3
Планы на следующий период:1
2
3
Предложения по улучшению трудового процесса:1
2
3

дата _____________ подпись ответственного сотрудника _______________

А это примерный образец, как написать отчёт о проделанной работе для удалённого бухгалтера.

Как составить

Единый образец отчета о выполненной работе не установлен. Но это не значит, что составлять его можно как угодно. Неправильно поданный отчет оставит негативное мнение о степени загруженности и эффективности исполнителя. Приведем пример такой «неправильной» бумаги.

Отчет о проделанной работе

В период с 12 по 16 октября 2020 г. отделом кадров проделана следующая работа:

  1. Подписаны трудовые договоры.
  2. Произведены увольнения.
  3. Подписаны дополнительные соглашения о защите персональных данных.

Начальник отдела кадров Иванов Иванов И. И.

На основании такого документа получится сделать вывод разве что о том, что сотрудникам отдела кадров нечем заняться.

Как же составить правильный документ? Руководствоваться стоит следующими принципами:

  • краткость. Эпопею на 30 листах читать никому не хочется, и есть вероятность, что добравшись до конца, руководитель попросту забудет, о чем шла речь в начале;
  • конкретность. Общие фразы — главный враг при составлении отчетного документа. Руководителя интересует результат, а не мастерство сотрудника в эпистолярном жанре;
  • наглядность. Результат — главная часть. Если есть цифры — отлично, показываем их. Очень украшают документ диаграммы, графики или сравнительные таблицы. Если же оцифровать достижение невозможно, наиболее выигрышным представляется подход «от проблемы к решению». Он состоит из нескольких этапов:
    • обозначается проблема (задача);
    • описывается, какие шаги предприняты для решения (достижения цели), что получилось, что — нет и по каким причинам.
Статья в тему:  Интересные новогодние игры для школьников. Веселые новогодние игры и конкурсы для детей в школе

Отражают следующие сведения:

  • Ф.И.О. работника;
  • период, за который отчитываются;
  • какие задачи поставлены;
  • что из них выполнено;
  • что из них не выполнено и почему;
  • как оптимизировать деятельность;
  • планы на будущий период.

Исходя из этого, примерный образец формы отчета о проделанной работе следующий:

Отчет по итогам деятельности

(Ф.И.О. сотрудника или наименование подразделения)

________________ _______________________ ____________________

(дата) ( подпись ответственного сотрудника) (расшифровка)

Иногда целесообразно приложить документы: проекты соглашений, договоров, контрактов, подписанные экземпляры, финансовые бумаги, если отчитываются не только о деятельности, но и о расходах.

Вот хороший пример отчета о проделанной работе за месяц отдела кадров.

Форма и периодичность сдачи устанавливаются локальными нормативными актами организации или прописываются в трудовом договоре сотрудника. Встречаются такие варианты:

  • ежедневные. Чаще всего используются в командировках и при разъездной работе;
  • еженедельные. Удобны при удаленной работе, когда нет необходимости оценивать ежедневные результаты;
  • ежемесячные. Употребляются при использовании систем оплаты и мотивации «за результат»;
  • ежеквартальные;
  • ежегодные. Используются в основном в целях финансового анализа и планирования затрат на персонал, его обучение, мотивацию и пр.

На практике сейчас чаще предоставляют отчет в excel, в виде выгрузки из CRM или других электронных документов. Но кое-где используются и бумажные экземпляры. Сколько хранить такие документы? Законодательством сроки не установлены, т. к. предоставление таких бумаг не обязательно. Организация вправе сама установить удобный период, исходя из специфики своей деятельности (обычно 1-3 года). Но это не касается отчетов, непосредственно на основании которых начисляется заработная плата или производятся другие финансовые операции. Их хранят длительно.

Статья в тему:  Коммерческие организации туристской индустрии. Предприятия туристской индустрии Что представляет из себя туристская индустрия

Последовательность внедрения рабочих отчётов

Внедрить ежедневные отчёты в повседневную работу подразделения/компании бывает крайне сложно, а порой и невозможно без параллельного проекта по внедрению регулярного менеджмента. Подробности о регулярном менеджменте читайте в статье “Как внедрить регулярный менеджмент в своей компании (часть 1): Подготовка, цели, риск “массовый отток персонала”.Здесь же я кратко обозначу 2 основных этапа:

  1. Первый этап (длительность: 2-3 недели): сотрудники обязаны фиксировать в отчётах пять наиболее крупных выполненных задач с указанием времени на каждую из них. Реализация: GoogleDocs или текстовые редакторы, возможно сразу система постановки задач.
  2. Второй этап (длительность: 3 недели и далее): сотрудники обязаны фиксировать в отчётах все задачи с указанием затраченного времени. Реализация: Битрикс24 или другая система постановки задач.

Как оформить документ

Несмотря на то что нет единой формы составления, отчет о проделанной работе можно оформлять согласно ГОСТу, определяющему основные критерии научной работы. В нем прописаны требования, предъявляемые к форматированию, типу и кеглю шрифта и т. п.

Что же касается читабельности документа, то здесь есть несколько советов:

– старайтесь, чтобы в одном абзаце было не больше 5 предложений;

– ключевые показатели можно выделять шрифтом или цветом;

– разбивайте текст так, чтобы таблица или график не занимали всю страницу; обязательно оставляйте место для комментариев к ним;

– составьте четкое и лаконичное резюме отчета.

Статья в тему:  Фильтр по настраиваемым полям virtuemart 3. Создание в VirtueMart параметров и типов товара

Эти советы помогут облегчить восприятие вашего отчета, а значит, изначально настроят читателя на лояльное отношение к автору документа. Представьте себе, что вы – начальник. И сделайте отчет таким, какой вам было бы полезно и интересно прочесть.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Статьи c упоминанием слов: