Как правильно работать с поставщиками – 10 секретов ведения бизнеса, о которых мало кто знает

Чтобы избежать головной боли, с поставщиками нужно заключать договор. “Ой, удивили” – наверняка скажете вы. Это и так понятно – куда без договора-то. Не налоги посчитать, не перевод сделать. Это все, конечно, хорошо, но сейчас мы немного о другом.

В большинстве случаев между сторонами заключается совершенно стандартный рамочный договор. Этот обязан возить товар, а тот его оплачивать. Больше того – договор обычно составляет именно поставщик. Естественно, под себя – с максимальной выгодой и минимальной ответственностью. А вы его в лучшем случае просто читаете и то через слово.

Так делать нельзя. Внимательно прочитайте договор и посмотрите, какие моменты для вас неудобны. Их можно и нужно обсудить с контрагентом и по возможности исправить. Например, увеличить сроки оплаты товара. Так у вас в обороте будет больше денег. А еще договор следует дополнить следующими пунктами, если их там нет:

• ответственность поставщика за срыв сроков. Самый распространенный случай – когда поставщик должен был привезти товар сегодня, а привез через несколько дней. Бороться с этим бесполезно. Менеджеры будут мычать и извиняться, говорить, что такое больше не повторится, но все останется по-старому. А раз проблему не искоренить, так почему бы на ней не заработать? Пропишите в договоре неустойку за каждый день просрочки. Пустячок, а приятно. Задержал поставку – заплатил копеечку;
• ответственность за поставку не того, что заказали. Тоже бывает сплошь и рядом. Подход тот же – неустойка за каждый случай. Или за задержку поставки – за столько дней, сколько будут везти то, что нужно;
• условия замены и возврата некондиции. Или бракованных изделий. На таких вещах вы тоже теряете время, а самое главное – доверие клиентов. Так вот пусть за это тоже отвечает поставщик – переложите на него ответственность, прописав пункт в договоре.

Общий посыл такой: не надо подмахивать договор с поставщиком не глядя. Предусмотрите как можно больше его косяков и пропишите ответственность за них в договоре.

Определитесь с необходимыми объемами продукции

Все зависит от масштаба площадки. Если мы говорим о крупных федеральных сетях, то нужно обязательно учитывать их объемы.

Например, в одной из самых крупных сетей России почти 15 тысяч магазинов. В среднем один магазин продает в день пять-десять наших фруктово-ореховых батончиков каждого вида. Итого, если мы, к примеру, продаем три вида по пять штук — это 225 тысяч батончиков в месяц, по 75 тысяч одного вида.

Цифра получается внушительная. Поэтому важно грамотно рассчитать свои производственные мощности и на основании этих расчетов выбрать площадку-партнера для представления своей продукции.

Не стоит забывать и об ответственности. Если вам удалось договориться с сетью на заказ, а вы его не выполнили, то штрафные санкции могут достигать нескольких миллионов рублей. Поэтому без стабильного производства и объемов не стоит рисковать и связываться с крупными площадками.

Еще бывает так, что сети сами могут заинтересоваться продуктом, который вы не готовы поставлять в нужном объеме. Альтернативой может стать предложение о реализации продукта не на всех точках сети. Например, поставка не на 15 тысяч магазинов, а на пять тысяч.

Тест: узнай, сможешь ли ты грамотно выйти на рынок в другой стране

Автоматизировать бизнес-процессы в оптовой торговле

Общая проблема многих российских оптовых компаний — неоптимальные бизнес-процессы. Работа большинства завязана на людях, что заставляет раздувать штат, делает бизнес зависимым от конкретных сотрудников и человеческого фактора.

Так выглядит работа менеджеров до автоматизации процессов.
Источник

Ваша задача — определить бизнес-процессы в оптовой торговле, которые можно автоматизировать, и заменить сотрудников на этих участках ботами или специализированным ПО. Во многих сферах это уже стало само собой разумеющимся.

Например, обратившись в поддержку банка или мобильного оператора, не так просто добраться до человека — сначала в чате вам предложат типовые вопросы с готовыми ответами, и только потом, если ничего не подошло, подключат менеджера. В Фингуру тоже есть чат-бот, который помогает клиентам в стандартных ситуациях и оформляет некоторые документы без участия специалистов. Посмотрите, как он действует:

Оптимизировать можно и нужно:

• работу менеджеров по продажам: специализированное ПО может формировать заказы поставщикам, отслеживать оплаты и т.д;
• взаимодействие между управленческой программой и сайтом. Сайт принимает заявку и передает в систему, которая ее обрабатывает: назначает ответственного менеджера, отправляет клиенту смс или письма об изменении статуса заказа и так далее. От управленческой программы на сайт поступают данные о наличии товаров и сроках поставки — это снижает риск заказа того, чего нет, и недовольства со стороны клиента.

Используя ПО, можно минимизировать риск возникновения ошибок, а также уменьшить количество менеджеров, оставив только самых перспективных.

Так будет выглядеть процесс работы после внедрения ПО.
Источник

Шаг 3. Выбрать поставщиков

Рассылка запросов. Владелец магазина пишет или звонит в несколько выбранных компаний и выясняет подробности:

• закупочные цены на нужные товары,
• сроки поставки,
• гарантийные условия,
• условия оплаты.

На основе этой информации нужно выбрать компании, с которыми работать выгоднее: цена ниже, ближе склад, есть отсрочка платежа.

Проверка поставщика. У хорошего поставщика должен быть сайт и прайс-лист. Менеджеры хороших поставщиков охотно идут на контакт. Бывает, звонишь в организацию — никто долго не берет трубку, пишешь — никто не отвечает. С такими компаниями работать не стоит.

Хороший поставщик не скрывает разрешительные документы: лицензии, сертификаты, СНИП. Если компания обещает показать документы в будущем, лучше поставить сотрудничество на паузу. Сначала документы — потом договоренности о поставке.

Такой сертификат выдает Росстандарт. В нем есть конкретная продукция, изготовитель и подписи чиновников

Предоставление преимуществ при закупке продуктов питания по 44-ФЗ

По ст. 28 закона 44-ФЗ, заказчик должен предоставлять преимущества УПУИС при закупке ТРУ, указанных в ПП РФ № 649 от 14.07.2014 г. В данный перечень входят такие продукты питания (допускается их приобретение образовательными учреждениями):

• изделия колбасные вареные, в том числе фаршированные (код по ОКПД2 – 10.13.14.110);
• фрукты переработанные, консервированные (10.39.25);
• сыры, продукты сырные, творог (10.51.40);
• супы, бульоны, заготовки для их приготовления (10.89.11);
• яйца без скорлупы, желтки яичные в любом виде (10.89.12.110).

Преимущества даются УПУИС по требованию, их максимальный размер – 15 % от предлагаемой цены контракта.

Статья 29 закона о госзакупках предполагает, что при закупке отдельных видов продуктов питания заказчик предоставляет преимущества организациям инвалидов. В данном случае преимущества даются в порядке, действующем для УПУИС. Для данного случая перечень льготных продуктов питания зафиксирован в ПП РФ № 341 от 15.04.2014 г. В него входят следующие товары:

• полуфабрикаты мясные (код по ОКПД2 – 10.13.14.164);
• фруктовые, овощные соки (10.32.1);
• изделия хлебобулочные разных сроков хранения (10.72.19; 10.71.11).

В процессе подготовки к закупке продуктов питания, в том числе детских, по 44-ФЗ заказчик должен подробно ознакомиться со всеми установленными законом требованиями и ограничениями.