Инструкция: как правильно хранить трудовые книжки

Правила и порядок ведения и хранения трудовых книжек и внесения в них записи строго регламентированы постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Заполняют от руки черной, синей или фиолетовой ручкой, использование для заполнения карандаша или маркера не допускается. Все слова прописывают полностью, сокращения недопустимы. Трудовая книжка содержит:

• информацию о работнике или титульный лист: Ф.И.О., дата рождения, уровень образования, профессия или специальность, дата заполнения титульного листа;
• сведения о работе, куда вписывают информацию о приеме на работу, перемещениях внутри организации, совместительстве, в том числе внешнем, если работник предоставляет такую информацию, увольнении;
• сведения о награждениях.

Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек

Личные книжки с записями о трудовом стаже были введены еще в 1939 году. До настоящего времени они являются едва ли не единственными документами, подтверждающими рабочий стаж до 2002 года при оформлении пенсии по старости.

В свете пенсионной реформы и замены понятия «трудовой стаж» на термин «страховой стаж» с 2020 начат переход на электронные трудовые книжки. По желанию работника, работодатель может вести только электронный вариант трудовой книжки. В данном случае бумажный документ выдается на руки работнику с соответствующей записью. А работодатель больше не несет ответственности за бумажный документ.

Если же сотрудник изъявит желание, бумажный вариант трудовой книжки работодатель может вести и дальше.

Подробнее о переходе на электронный формат ведения трудовых книжек, читайте в материале «Как перейти на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года».

В матриале далее рассмотрим порядок хранения бумажных трудовых книжек, в случае если сотрудник выбрал и бумажный и электронный документ.

Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами. В перспективе на 25–50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации. Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.

Эксперты КонсультантПлюс подготовили ответы на множество вопросов, связанных с ведением, оформлением и хранением трудовых книжек сотрудников. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.

Как правильно внести записи о месте работы в личные документы сотрудника, читайте в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Ошибочные записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» запрещено зачеркивать, но в новых правилах забыли установить, как их исправлять.

Пока пункт не дополнят, советуем делать так же, как и раньше: рядом с ошибкой напишите, что запись недействительна, а затем внесите правильный вариант.

Так нужно исправлять ошибки, пока не введут новые правила

Выбор читателей

Изменения бухгалтерского и налогового законодательства с 2022 года

Сим-карты компании под контролем: проверьте регистрацию на госуслугах

13 890 рублей – МРОТ на 2022 год. Какие выплаты работникам вырастут?

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Ведение и учет трудовых книжек в 2021 году – что изменится с 1 сентября

Приказ № 320н утвердил новую форму трудовой книжки и вкладыша к ней, порядок ее заполнения и хранения.

В бумажной трудовой книжке нового образца откорректировали количество листов для заполнения данными о работе и наградах – для информации по награждениям стало меньше разворотов (7), а для сведений о работе – больше (14). Также на титульной странице указали, что печать ставится при наличии. В остальном форма документа не изменилась.

Введение нового бланка не означает, что работодатели должны переоформлять всем работникам трудовые – обновлять книжки необходимо лишь в случае утери или порчи документа, то есть, при выдаче дубликата. Также на новом бланке будут оформляться вкладыши в трудовую, если в документе уже не осталось места для новых записей. Напомним, что с 2021 года всем впервые трудоустраивающимся работникам оформляются исключительно электронные трудовые книжки – бумажный документ для них не заводится.

Какие еще новшества вступят в силу в сентябре:

• Учет трудовых книжек с 1 сентября 2021 года предполагает, что все кадровые перемещения должны отражаться в книжках в течение 5 рабочих дней (сейчас на внесение записей отводится недельный срок – п. 10 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
• Требование о внесении первой записи в трудовую при обязательном присутствии владельца документа больше не актуально, поскольку бумажные книжки не оформдяются для впервые устраивающихся на работу.
• Уточнен порядок отражения временных переводов, которые впоследствии стали постоянными.
• В трудовой книжке записи теперь могут осуществляться не только ручкой, но и с применением технических средств, штампов, при этом допустимо комбинирование разных способов заполнения.
• Дистанционные работники могут направить свою трудовую книжку работодателю по почте, чтобы в документе был зафиксирован факт трудоустройства.
• Если причиной увольнения стал перевод в другую организацию, наименование нового работодателя должно фигурировать в записи об увольнении.

Учет трудовых книжек

Комментируемым приказом отменено требование о ведении приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек. Также не придется заполнять книгу учета движения трудовых книжек по форме, утвержденной постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69.

Но работодатель должен вести:

• учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• учет трудовых книжек и вкладышей в них.

При этом книги (журналы) по учету работодатель будет разрабатывать самостоятельно. Эти книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или ИП, печатью организации (при наличии). А вот скреплять их сургучной печатью или опломбировать, как это предусмотрено сейчас для приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек, не нужно.

Установлен срок выдачи бумажной трудовой книжки работнику, который отказался от ее ведения в пользу электронных сведений о трудовой деятельности. С 01.09.2021 вернуть книжку надо не позже 3-х рабочих дней со дня подачи сотрудником заявления о предоставлении ему работодателем электронных сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Если работник подал такое заявление менее чем за 3 рабочих дня до увольнения, трудовую книжку ему выдают не позднее дня увольнения.

При выдаче бумажной трудовой книжки работодатель должен:

1. Сделать в ней последнюю запись – о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ст. 66.1 ТК РФ).
2. Заверить ее подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью компании (если есть) или кадровой службы.

В остальном правила для трудовых книжек остались прежними.