Бюджетирование: проблематика, функционал и этапы внедрения

Тема грамотного, эффективного бюджетирования и финансового анализа для российских компаний не нова. В ряде фирм и крупных холдингов этот бизнес-процесс давно автоматизирован, реализован (в том числе с помощью нашей компании) и успешно используется. Однако остается очень много организаций, в которых о профессиональном бюджетировании и не задумываются.

Рисунок 1 – Проблемы при формировании бюджетов

Проведя анализ рынка информационных технологий (в целом) и сегмента автоматизации бюджетирования на предприятиях (в частности), используя накопленный внедренческий опыт нашей компании EFSOL и отталкиваясь от потребностей бизнеса, мы данной статьей открываем цикл аналитических материалов. В них мы расскажем о том, что такое «полноценное бюджетирование», «управленческий учет» и «профессиональный финансовый анализ». Опишем трудности, с которыми сталкиваются компании, желающие внедрить у себя системы бюджетирования, автоматизировать данную задачу, а также представим возможные способы решения возникающих проблем.

Разработка бюджетирования на предприятии

Бюджетированием называют процесс планирования бюджетов и контроль за их исполнением. Это важная часть долгосрочной стратегии компании и финансового управления бизнесом в целом. Именно бюджетирование помогает увидеть, куда компания будет тратить свои средства в течение года и заранее предусмотреть точки оптимизации расходов.

Сам бюджет — это план действий на предстоящий отчетный период, выраженный в количественных и финансовых показателях. Срок, на который он составляется, называется бюджетным или отчетным периодом. Чаще всего — это 1 год. В конце периода бюджет пересматривают и составляют новый на следующий год. В бюджете может быть как профицит — если у компании остались средства с предыдущего года. Так и дефицит — если расходы превышают доходы.

Статья в тему: Создание бизнеса в Интернете – что сейчас выгодно и как реализовать? Бизнес онлайн — способы создания относительно стабильных онлайн-схем заработка в сети интернет.

Разработкой системы бюджетирования организации занимаются так называемые центры финансовой ответственности (далее — ЦФО). Это специальные отделы, задача которых спланировать работу организации и распределить ресурсы так, чтобы компания смогла достичь поставленных целей. Чаще всего в процесс бюджетирования вовлечены владельцы бизнеса, топ-менеджеры, руководители отделов и экономисты. За внедрение системы бюджетирования на предприятии обычно отвечает финансовый директор. Он должен знать, как это делается правильно, и обладать необходимыми ресурсами.

Принципы построения бюджетного процесса в компании

Поскольку бюджетирование это не просто инструмент, а некий тип «внутреннего мышления» для организации, важно правильно понять функции бюджетирования. Рассмотрим основные принципы, элементы, технологии и методы бюджетных процессов подробнее..

С технологической точки зрения бюджетирование – это разработка и взаимозависимость бюджетов разных подразделений, которая встраивается в оргструктуру и финансовый менеджмент организации в виде центров ответственности за финансы. Эти центры действуют в рамках универсальных для всех инструкций, которые обычно прописываются в виде нормативной документации – регламентов и положений, что обеспечивает необходимый уровень контроля. Тут важно отметить, что в процессе бюджетирования появляется центральная фигура, некий внутренний рефери, который реализует бюджетную политику фирмы и отвечает за нее..

Сам же процесс работы с бюджетом обеспечивается не столько работой ответственного лица, сколько совместной поддержкой лиц, вовлеченных в эту работу, поскольку сама система бюджетирования, как упоминалось ранее, основана на серьезной личной организованности и заинтересованности работников..

Статья в тему: Купля продажа фирмы пошаговая инструкция. Как продать ООО с одним учредителем – практические нюансы

Действия бюджетного характера (имеются в виду составные части типа анализа исходных данных или последующего контроля) также фиксируются в нормативной документации в качестве промежуточных целей или зон ответственности лиц, за счет чего достигается постоянное течение бюджетного процесса..

Бюджетная работа качественного характера обладает набором специфических свойств и параметров, на которых нельзя не остановиться в рамках данной статьи:.

Компания принимает «правила игры», которые действуют без исключения для всех. Имеется в виду универсальность принятых форм, их идентичность, возможности для совмещения и рассмотрения информации вне зависимости от принадлежности к подразделению.
Подразделения объединяют свои местные бюджеты в один большой объединенный бюджет, чтобы многообразием мелких целей отразить в итоге глобальные цели компании.
Порядок бюджетной работы одинаков для всех подразделений фирмы и закреплен в виде нормативной бюджетной документации. Компании должны стремиться создавать такие бюджетные схемы, которые невозможно провести иначе как по утвержденному маршруту. Это гарантирует исключение всех злоупотреблений или нарушений.
Поскольку компания является единым звеном, то общие расходы, применимые к компании в целом, а не отнесенные на конкретный центр финответственности, будут разложены в равной степени и пропорции на все структурные единицы.
Все подразделения в равной степени допущены к контролю бюджетов и обязаны участвовать в корректировке и дополнении принятых значений.
Структурные подразделения пользуются аналогичными методиками при прогнозировании своих доходно-расходных операций и не отличаются друг от друга подходом к этому вопросу.

Статья в тему: Письмо предложение в организацию с просьбой. Письмо-предложение о сотрудничестве — образец

Эффективная система бюджетной работы, распространенная на все подразделения компании, то есть на все центры финансовой ответственности, подразумевает одинаковую степень вовлеченности в планирование, контроль, учетные мероприятия и аналитическую работу. Благодаря этому компания, представленная как множество взаимозависимых подразделений, производит разносторонний и вариативный анализ своей прошлой, настоящей и будущей деятельности..

Если заострить внимание на будущем, поскольку с прошлым и настоящим все гораздо проще, то именно планирование требует от подразделений использования всего арсенала возможных инструментов от статистики, до прогнозной математики. При этом наличие моделирования будущих результатов в соотношении с затраченными ресурсами само по себе обеспечивает компании конкурентное преимущество..

Рассмотреть указанные выше принципы, на которых строится качественный финансовый менеджмент, было важно для наиболее полного раскрытия функций бюджетирования. Теперь перейдем непосредственно к их рассмотрению..

Этап первый: проведение диагностики бизнес-процессов компании

Этапы внедрения бюджетирования включают в себя первоначальное обследование и сбор данных о бизнес-процессах, финансовой и организационной структуре организации, а также существующих негласно или утвержденных методологических документов, регламентирующих в компании бюджетирование.

Разработка системы бюджетирования включает в себя множество факторов, так или иначе на нее влияющих. Для того, чтобы внедрение бюджетирование на предприятиии было успешно реализовано, необходимо оценить:

организационную и финансовую структуру предприятия;
бюджетный регламент и положение о бюджетировании (при их наличии);
процедуру согласования бюджета;
специфику ключевых видов бизнеса компании;
главные технологические процессы;
ИТ инфраструктуру компании.

Статья в тему: Как установить шинг в программе адвего. Advego Plagiatus от А до Я

Этап второй: создание методологии

Внедрение систем бюджетирования в «1С» требует создания или доработки методологии для новой системы. Бюджетный регламент и положение о бюджетировании позволят системе работать максимально корректно, поэтому их необходимо сформировать или оптимизировать на втором этапе работ. Данные документы должны содержать в себе правила, процедуры и срок формирования бюджета.

Этап третий: выбор программной платформы

Автоматизация становится следующим этапом, на котором необходимо остановиться на конкретном программном продукте. Опыт внедрения бюджетирования в «1С» многих отечественных компаний позволяет говорить о том, что данная система отлично зарекомендовала себя в плане постановки на предприятиях бюджетного процесса. Поэтому многие компании продолжают выбирать решение от отечественного разработчика приложений для бизнеса.

Данный программный продукт имеет достаточную функциональность для решения разнообразных задач, надежен и удобен в работе, отличается гибкостью настройки, благодаря чему его можно полностью адаптировать под нужды конкретного предприятия. К тому же разработчики «1С» повышенное внимание уделяют поддержке и обновлению программ, которые остаются всегда актуальными.

Этап четвертый: Формирование технического задания

Этапы внедрения бюджетирования невозможно описать без очень важного из них – создания технического задания разработки автоматизированной системы. В ряде случаев оно может проходить в одно время с проведением настройки системы, что является вполне нормальным, поскольку во время разработки системы часто принимаются решения об изменении ее функциональных составляющих, какой-либо процедуры и алгоритма расчета или модификации элементов справочника, бюджетных форм и т.п.

Статья в тему: Примета: голубь стучится в окно или залетел в дом - к хорошим это или плохим событиям? Приметы и суеверия: птица ударилась в окно.

Этап пятый: внедрение автоматизированной системы

Внедрение бюджетирования в «1С» включает процессы проведения настройки новой системы, ее тестирование и опытную (пробную) эксплуатацию. Во время тестирования должна быть проверена работа всех алгоритмов. Опытная эксплуатация помогает выявить ошибки и недоработки в системе и ликвидировать их.

Этап шестой: промышленная эксплуатация

На данном этапе внедрения системы бюджетирования пользователи должны полностью отказаться от работы по старой методологии и в других системах. На этапе ввода в промышленную эксплуатацию группа технической поддержки проводит мероприятия по поддержанию функционирования системы, осуществляет консультации пользователей – сотрудников предприятия и при необходимости обновляет конфигурацию.

Какие ошибки могут возникнуть при внедрении внедрении систем бюджетирования в «1С»?

Бюджетные статьи не соответствуют плановым и фактическим данным.
Формирование годового бюджета происходит в отрыве от плана развития компании, при этом с ним не связаны месячные бюджеты.
Не существует регламента бюджетирования, или он не исполняется.
Отсутствует сбор реальных данных, не проводится план-фактный анализ.
Существуют методология и регламент бюджетирования, но бюджетная модель не является автоматизированной.
Формирование данных для контроля исполнения месячных бюджетов осуществляется слишком поздно.
Разработка и введение системы в эксплуатацию производились без привлечения сотрудников подразделений, непосредственно участвующих в бюджетном процессе.
Формирование и утверждение бюджетов центров финансовой ответственности проходит без участия их сотрудников, силами планово-экономической службы предприятия.
Постановка бюджетирования произведена без учета действующего на предприятии способа отражения в управленческом учете финансовых и хозяйственных операций.

Статья в тему: Зарубежные слова для добавления в название фирмы. Как придумать название для чего угодно

Все эти факторы необходимо учесть при внедрении на предприятии бюджетирования, и тогда реализация проекта будет успешной. Для того, чтобы избежать досадных ошибок, необходимо привлекать к решению задачи постановки бюджетного процесса квалифицированных специалистов, имеющих большой опыт и эффективную методологию разрешения различных проблем.

Подсистема «Бюджетирование», включенная в систему «ИТАН: Управленческий баланс ПРОФ», была разработана для проведения быстрой и действенной постановки бюджетирования на современном предприятии. Подсистема имеет функцию формирования собственной модели бюджетного управления для каждой конкретной организации. Для настройки данной модели применяются сценарии, показатели и их связи, бюджетные регламент и ордера, классификаторы, система отчетности и план счетов.

Уже сегодня наши специалисты
бесплатно проконсультируют
вас по теме:

голоса

Рейтинг статьи