35 просмотров

Универсальные списки в Битрикс24

Универсальные списки в Битрикс24

Вот вы стали счастливым обладателем самого старшего тарифа облачного Битрикс24 (или коробки). Всё в нём хорошо, но не всё понятно. Так, например, в разделе «Сотрудники» вы нашли раздел «Списки». А в нём — ничего нет кроме кнопки «Создать новый». Но желания нажать на неё не появляется, потому что не понятно, зачем это делать. Давайте разберёмся с этим вопросом. Не зря же модуль «Универсальные списки» так ценится интеграторами Битрикс24.

В первую очередь модуль «Универсальные списки» нужен для хранения в себе информации. Какой — решать только вам. Примерно, как с Excel, только лучше. В момент создания списка, вы сами решаете какие данные и каких типов вы будете в нём хранить. По типам ограничений почти нет:

  • Строка
  • Число
  • Список
  • Файл
  • Привязка к другим спискам
  • Дата/Время
  • HTML/текст
  • Счётчик
  • Привязка к элементам CRM
  • Файл (Диск)
  • Привязка к сотруднику
  • Привязка к Яндекс.Карте
  • Деньги

По любому из полей вы сможете отфильтровать наполненный данными список и почти по всём — отсортировать.

Безусловным преимуществом универсальных списков является и то, что они позволяют настраивать права доступа к данным. Права могут быть настроены с точностью до элемента. Не получится, как с общей таблицей в excel: все всё видят и редактируют.

Так как списки являются частью инфраструктуры Битрикс24, то не использовать их в связке с другими элементами системы было бы преступлением. Если вы предусмотрите привязку элементов списка к карточкам CRM (в полях списка создадите поле с типом «Привязка к элементам CRM»), то в элементах CRM у вас появится вкладка с соответствующим списку названием. Это очень удобно, если нужно организовать связанное с элементами CRM хранилище каких-либо данных.

Статья в тему:  Ключ к игре веселая больница коллекционное издание. Веселая больница

Ну и конечно, запуск бизнес-процессов. Универсальные списки позволяют настраивать алгоритмы автоматизированных операций с элементами списков. А это значит, что сценариев их использования становится намного больше.

Давайте рассмотрим наиболее популярные сценарии использования универсальных списков.

Быстрые ответы для открытых линий

Если вы являетесь активным пользователем открытых линий Битрикс24 и часто консультируете с внешними пользователями через чаты, то представляете, как много времени и фантазии может сэкономить список с заготовленными быстрыми ответами на часто задаваемые вопросы.

В открытых линиях Битрикс24 хранение таких фраз реализовано как раз в универсальных списках.

По кнопке «Создать» у вас создаётся список со всеми необходимыми полями, который вы просто заполняете различными вариантами ответов клиентам, группируя их по категориям. В итоге в чатах получаете прекрасную возможность не писать ответ каждый раз заново.

Хранение информации, разделённое по правам

Права доступа в списках настраиваются очень гибко. Допустим, у вас есть задача создать единое хранилище данных доступа ко всем сервисам компании (социальные сети, сервисы рассылок, программы учёта и так далее). Но хранить информацию в этом списке нужно так, чтобы маркетолог имел доступ к одним записям, а бухгалтер — к другим. А ещё они самостоятельно могли их вносить, если появляется что-то новое.

Реализуется это следующим образом: при добавлении списка или его редактировании переходите на вкладку «Доступ» и устанавливаете следующую конфигурацию.

Статья в тему:  Small talk для менеджера примеры. Все, что нужно знать про «Small Talk

Добавление — это значит, что сотрудник сможет добавить элементы.

Изменение у роли Автор значит, что то, что добавил — сможет изменить.

Далее в настройках каждого конкретного элемента списка проставляете, какие пользователи или отделы могут его читать. Так же, на вкладке «Доступ».

Записи, чтобы не забыть

Не редко появляется необходимость иметь возможность что-то быстро записать, чтобы не забыть. Списки помогут и в этом.

Так, например, у нас есть список «Бэклог», привязанный к контрагентам. Он позволяет записывать пожелания клиентов к функционалу системы, которые не срочные или просто не стоят в приоритете, но которые хотелось бы когда-нибудь выполнить. В момент, когда такое пожелание возникает, мы открываем карточку контрагента в CRM и на отдельной вкладке «Бэклог» записываем пожелания. Это занимает мало времени, а для собственного удобства мы добавили ещё «Статус» пожелания — отмечаем что реализовали, а что ещё ждёт.

Учёт связанной с CRM информации

Вообще, чем глубже вы работаете с CRM, тем больше связанной с клиентами и сделками информации вам захочется записывать. В полях сделки делать это не рационально, а вот создавать отдельные списки и прикладывать информацию в них — очень даже разумно.

Совсем свежий из реализованных примеров: информация об учащихся, прошедших обучение по сделке. Компания занимается сертификацией. На курсы к ним отправляют группы сотрудников. В контактах они не нужны, но учёт вести необходимо. Создан список, в котором указываются базовые данные об учащемся, а также результаты его сертификации. Элемент имеет одно из полей — привязка к сделкам. В результате, в сделках указывается, перечень всех учащихся по сделке, что очень удобно для анализа.

Статья в тему:  Появилось темное пятно на камере телефона. Темные пятна на фотографиях? Устраняем причину! Смежные проблемы камеры

Хранение информации об объектах, требующих регулярности

Представьте, что у вас сотрудники получают сертификаты, а они имеют свой срок действия. Или клиенты приобретают товар (страховые полиса), которые требуют регулярного продления. В этом случае, такую информацию нужно сохранить. Да не просто так, а чтобы за некоторое время до превращения сертификата/полиса в тыкву, система напомнила, что нужно обратить на него внимание.

Такой функционал тоже реализуется с использованием универсальных списков. Вам нужно описать объект, установить срок его действия и реализовать простой бизнес-процесс напоминания

Бизнес-процесс в своей самой простой реализации может иметь следующий вид:

  1. Подождать, пока не наступит день Х минус Y дней (заранее напоминаем же)
  2. Поставить задачу

Списки для учёта и запуска процессов обработки документов

Из двух последних примеров просто напрашивается следующий пример. Если нужно помимо учёта каких-либо данных, ещё и выполнить по ним заданную последовательность действий, то тут опять помогают бизнес-процессы. Входящие и исходящие письма, договоры, рекламации великолепно перекладываются на учёт в универсальных списках, связанных с элементами CRM, и дают множество дополнительных возможностей.

1. Регистрация документа: зашёл в карточку клиента, открыл нужную вкладку и добавил документ

2. Автоматические действия: заполнил поля, сохранил, запустился процесс, который по данным из полей понял, что нужно делать и направил задачи, запросы и уведомления всем ролям. А потом ещё подготовил решение и отправил его клиенту

Статья в тему:  Письмо от Деда Мороза ребенку: шаблоны и идеи. Скачать «Письмо от Деда Мороза

Внесение информации о связанных объектах и использование её при работе с процессами

Ещё более сложный сценарии — это сценарии организации взаимозависимых элементов CRM и списков. И по элементам CRM, и по элементам списков мы можем запускать бизнес-процессы. А в конструкторе процессов есть блок «Запуск бизнес-процесса». Тем самым, процесс по одному элементу может запустить процесс по-другому, передав ему необходимые данные.

Если конкретнее, то представьте, что у вас в список загружен перечень объектов недвижимости. В сделках вы эти объекты продаёте. Из сделки у вас должна быть возможность выбрать, какой объект клиент выбрал. Он должен быть помечен, как забронированный, а в сделку передаться ключевые данные из объекта для формирования документов. Это всё реализуется связанными процессами. Какие-то запускаются автоматически на добавление/изменение, а какие-то тем самым действием «Запуск бизнес-процесса». В итоге мы имеем целостную систему по работе с объектами, а также возможность удобного генерирования документов по сделке.

И ещё несколько простых и бытовых примеров использования списков.

Использование списков, как дополнительных сквозных справочников в процессах

Этот пример не связан с бизнес-процессами, но он связан с хранением и редактированием данных. В CRM карточке сотрудника и элементах списков есть поле с типом «Привязка к элементам» и «Привязка к разделам», речь идёт именно про привязку к элементам и разделам списков.

Статья в тему:  Решение задач по выбору лучшего варианта технологического процесса. Какой бизнес сейчас актуален и что пользуется спросом Необходимо определить наиболее прибыльный вариант

Удобство заключается в том, что если вам нужно организовать поле с выбором варианта, то чаще всего выбор упадёт на поле с типом «Список», в котором вы просто эти варианты перечислите. А что, если таких полей в разных элементах много, а список значений — один и тот же? Правильно: варианты значений нужно хранить в универсальном списке, а поле привязать к нему. Если что-то изменится, редактировать нужно будет в одном месте, а не во всех. Да и при работе с автоматизацией это намного удобнее, потому что идентификаторы значений одни и те же, а значит их проще анализировать.

«Привязка к элементам» отличается от «Привязки к разделам» тем, к какой сущности списка привязываетесь. На элементах хорошо строятся «плоские» списки, а на «разделах» — древовидные.

Нумераторы и роли в списках

Благодаря тому, что бизнес-процессы позволяют не только работать с объектом, на основании которого они запущены, но и получать информацию о других элементах, мы можем организовывать на универсальных списках хранилища констант и переменных, глобальных для всех процессов. От глобальных констант такая конструкция выгодно отличается тем, что глобальные константы может редактировать только администратор, а списки — тот, кому дали права.

Так, например, можно создать список с ролями сотрудников. Каждый элемент — роль. В роли указано её название и привязанный сотрудник. В процессе, когда нам нужно получить сотрудника для роли, мы выбираем данные по известному нам элементу списка действием «Чтение элемента списка».

Статья в тему:  Фон для тортов из досок. Как сделать фон для фотосессии своими руками

Или другой пример — нумераторы. Создаётся список с нумераторами для различных типов документов. Его задача — только лишь хранить последнее значение номера. Когда нужно присвоить номер документу, запускается процесс, который получает данные из этого элемента, добавляет единичку и сохраняет новое значение в элемент списка действием «Изменение элемента списка». Полученный же номер обогащается по различным правилам данными используется, например, при генерации документа.

Ну и напоследок.

Консолидация информации

Каждая роль в Битрикс24 работает со своими инструментами. Для менеджеров это, конечно же, CRM. А вот для логистов или водителей-экспедиторов это могут быть и списки, в которые по заданным правилам из CRM подгружается информация о том, какие товары к какому дню нужно подготовить к отгрузке, а какие заказы по какому адресу и когда — доставить. Мы, опять же, используем в этом случае всё те же приёмы связи между собой списков и CRM, автоматизацию на процессах. В итоге получаем удобную передачу информации между отделами и формирование всех необходимых заявок и задач, чтобы никто ничего не забыл.

Примеров использования списков множество. Они, действительно, универсальные и очень функциональные. Нередко мы сталкиваемся с тем, что клиенты переходят на старший тариф только ради этого незаменимого инструмента. Обращайтесь за поддержкой, сопровождением и доработкой вашего портала, мы всегда рады помочь!

Больше кейсов и проектов можно найти БЛОГЕ

Статья в тему:  Сравнение пакетов из полиэтилена и полипропилена.

Бесплатный курс внедрения Битрикс24 ТУТ

Подписывайтесь на наш YouTube канал!

Универсальные списки – использование для простого добавления элементов с модерацией. Автоматизация бизнес-процессов Универсальные списки битрикс

Внедрение корпоративного портала – задача особая, отличающаяся от реализации веб-проектов. Оказание услуг по внедрению требует иной подготовки сотрудников, чем при создании сайтов. Доля привычных для вебстудий работ присутствует: доработка функционала Битрикс24 в коробке, внедрение фирменного дизайна. Но львиная доля работ – это работа с предметной областью заказчика, его коллективом.

Для кого этот курс?

Курс предназначен для партнёров компании “1С-Битрикс”, внедряющих Битрикс24 (облачный или коробку) а также для компаний, решивших внедрять наши продукты у себя самостоятельно. Его назначение: обобщить наш опыт и опыт наших партнёров по внедрению.

Внимание! Скриншоты, используемые в материалах курса могут не соответствовать актуальному интерфейсу “Битрикс24”.

Баллы опыта

В конце каждого урока есть кнопка Прочитано! . При клике на неё в Вашу итоговую таблицу опыта добавляется то количество баллов, которое указано в прочитанном После нажатия кнопки Прочитано! появится
окно подтверждения:

уроке.

Периодически мы заново оцениваем сложность уроков, увеличивая/уменьшая число баллов, поэтому итоговое количество набранных Вами баллов может отличаться от максимально возможного. Не переживайте! Отличный результат – это если общее число набранных Вами баллов отличается от максимального на 1-2%.

Комментарии к урокам

На каждой странице курса авторизованный на сайте посетитель может дать комментарий к содержимому страницы. Комментарий – не форум, там не ведётся обсуждений или разъяснений. Это инструмент для сообщений нам об ошибках, неточностях. Для отправки комментария воспользуйтесь расположенной в правом нижнем углу окна браузера кнопкой:
Статья в тему:  Акции для привлечения клиентов на ремонт автомобилей. Эффективная реклама автосервиса

Если нет интернета

Скачать материалы курса в формате EPUB. Файлы формата EPUB Чем открыть файл на
Android:
EPUB Reader
CoolReader
FBReader
Moon+ Reader
eBoox

iPhone:
FBReader
CoolReader
iBook
Bookmate

Windows:
Calibre
FBReader
Icecream Ebook Reader
Плагины для браузеров:
EpuBReader – для Firefox
Readium – для Google Chrome

iOS
Marvin for iOS
ShortBook
обновляются периодически, поэтому возможно некоторое отставание их от онлайновой версии курса. Версия файла – от 06.10.2021.

Пример использования списков

У клиента есть бизнес по продаже автомобилей. Вся база клиентов хранится в Битрикс24, при этом в карточках CRM должны сохраняться данные о, например, уже приобретенных автомобилях каждым клиентом. Для этого у компании есть каталоги с марками и моделями автомобилей, и их комплектациями.

Настройка зависимых полей позволяет логически связать все списки. Например, при выборе марки автомобиля из одного перечня во втором начнут отображаться только модели данного бренда, а в третьем — доступные комплектации выбранной модели.

Таким образом упрощается обработка данных и снижается количество ошибок, допускаемых менеджерами. Теперь менеджеру не требуется при заполнении карточки CRM пролистывать весь перечень марок и моделей автомобилей, а также предотвращается риск неверного заполнения данных. Это упрощает управление рабочими процессами, и увеличивает качество обслуживания клиентов.

Если у вас возникли трудности при работе с корпоративным порталом, можете воспользоваться услугами наших специалистов. Техническая поддержка Битрикс24 от компании Первый БИТ включает настройку и автоматизацию списков, а также консультации и обучение сотрудников при необходимости. Детально ознакомится с услугами техподдержки можно обратившись по номеру в шапке или заказав обратный звонок на сайте.

Статья в тему:  Дорожная безопасность для детей презентация. Презентация по ПДД "Азбука безопасности на дороге" презентация к занятию по окружающему миру (старшая группа) на тему

Списки Битрикс24

Списки Битрикс24 – актуальная замена Excel

Таблица – один из наиболее привычных вариантов отображения большого объема данных. Битрикс24 позволяет представить все элементы в формате списков-таблиц. Списки в Битрикс24 – удобный инструмент для хранения любой структурированной информации.

  • Универсальные списки в Битрикс24;
  • Основные преимущества списков;
  • Модуль Связанный список;
  • Создание Связанных списков на реальном примере.
Универсальные списки в Битрикс24

Это могут быть различные справочники, списки контрагентов, архивы, базы данных, корпоративные книги и многое другое.

Универсальный список представляет собой перечень различных элементов, каждый из которых состоит из полей. К примеру, элемент – договор, а поля – данные о документе (номер, сумма, ответственные лица, реквизиты и т.д.).

Универсальные списки создает администратор портала. Все пользователи компании могут иметь доступ к просмотру и редактированию данных при соответствующей настройке прав. В рабочих группах можно построить иерархию сотрудников. Тогда владельцы групп смогут создавать новые списки, а члены групп – пользоваться ими.

Данный инструмент доступен только в тарифе Компания.

Преимущества использования списков Битрикс24
  • Хранение любой информации

Макеты, тестовые названия, даты, файлы, числовые данные, скан-копии и многое другое.

  • Возможность совместного редактирования и обновления

В зависимости от настроек прав доступа пользователи корпоративного портала смогут участвовать в изменении или обновлении данных в универсальных списках.

  • Настройка прав доступа

Права доступа для сотрудников определяет администратор портала. Одни пользователи смогут вносить изменения в списки, другие – только просматривать, а кому-то доступ к просмотру будет закрыт.

  • Автоматическое заполнение и обновление данных
Статья в тему:  Сравнение пакетов из полиэтилена и полипропилена.

При изменении или редактировании списка сотрудником появятся новые данные: имя и фамилия пользователя, дата создания и изменения документа и прочее.

  • Автоматическая обработка документации

Универсальные списки можно привязать к созданным в корпоративном портале Бизнес-процессам. Например, для организации работы над каким-либо крупным проектом. Это позволит фильтровать нужную информацию, облегчит поиск данных и сохранит порядок в системе.

Универсальные списки успешно заменяют Excel – работать в нескольких программах больше не нужно!

Связанные списки

Чтобы не вести лишнюю работу в Excel, многие наши клиенты просят помочь автоматизировать поиск категорий и подкатегорий.

В создании этого процесса участвуют Связанные списки, позволяющие присоединить к каждому своему значению дополнительный элемент с заданными полями. При выборе элемента раскрывается связанный подчиненный список. Для этого формируются новые поля, элементы которых зависят друг от друга.

Подобный процесс мы реализовали в коробочной версии Битрикс24 для компании Автодор – Платные Дороги.

Клиент обратился к нам с просьбой помочь автоматизировать поиск категорий и подкатегорий, без использования Excel.

В карточке Лида отображалось три списочных поля (Тип обращения, Категория и Подкатегория). В каждом из полей предстояло выбрать одно значение из общей массы всех возможных вариантов каждой группы списка. При создании Лида менеджер выбирал Тип обращения в Битрикс24 и при помощи Excel находил категорию, которая соответствовала этому обращению. Затем он проделывал ту же работу для поиска подкатегории.

Статья в тему:  Увеличение скорости интернета на модеме Yota. Бесплатный доступ на медленной скорости

В результате клиент имел целый ряд проблем:

  • потеря времени;
  • лишние трудозатраты;
  • отсутствие логики работы в единой системе;
  • ошибки ввода данных.
Реализация процесса создания связанных списков в Битрикс24

Мы создали три списка, каждый из которых определял уровень вложенности: Тип обращения > Категория > Подкатегория.

Первый уровень:

Второй уровень (с привязкой к элементам первого):

Третий уровень (с привязкой к элементам второго):

Отображение связанных списков в Лиде

При создании Лида менеджер выбирает значения для 3-х списочных полей:

Теперь достаточно выбрать первый элемент, после чего активируется выбор связанного с ним подэлемента.

Во втором списке видна только та информация, которая актуальна для выбранного пункта обращения. Поиск всех возможных вариантов из 3-х списков сразу не требуется. Просто выбираем необходимые значения и нажимаем «Сохранить».

На детальной странице Лида поле отображается как строка.

Редактирование элемента идет по той же логической цепочке, как и добавление.

Чтобы добавить вариант выбора в поля, нужно внести элемент в список соответствующего уровня (Тип обращения, Категория, Подкатегория).

Настройка данного сценария работы позволяет клиенту эффективнее работать с лидами, используя только Битрикс24.

Инструмент, который поможет хранить, структурировать и автоматически обновлять любую информацию в компании:

Подобная автоматизация выполняется за 8 – 12 часов,
в зависимости от объемов и количества уровней списков за 20 – 30 тыс. руб.*

*Цена может быть скорректирована в зависимости от дополнительных пожеланий и нюансов настройки. Доработка решения возможна и выполняется по действующей на момент обращения в компанию ПУСК ставке нормо-часа.

Статья в тему:  Small talk для менеджера примеры. Все, что нужно знать про «Small Talk

Остались вопросы? Обращайтесь по контактам компании, продемонстрируем работу отчетов на примере нашего портала и расскажем о деталях доработки.

Звоните по тел. +7 (495) 118-39-18 , заполняйте форму ниже или пишите в чат.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Статьи c упоминанием слов: