15 просмотров

Авансовый отчет в организации

Авансовый отчет в организации. Правила заполнения, возможные нарушения и варианты исправления ошибок

Практически каждой организации приходится выдавать сотрудникам денежные средства в подотчет на хозяйственные нужды, оплату поставщикам, командировочные расходы. Подотчетное лицо отчитывается и составляет авансовый отчет. Как все-таки правильно оформить авансовый отчет, какие существуют правила при оформлении авансового отчета, как исправить ошибки и какие могут быть нарушения, постараемся рассмотреть в данной статье.

Как правильно заполнить авансовый отчет

Авансовый отчет условно можно разделить на 3 части:

  • Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса.
  • Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику.
  • Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также сумму расхода «по отчету». А бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, и бухсчет, на который «повесит» расход.

Подписывают отчет работник, бухгалтер и главный бухгалтер. Затем он передается руководителю на утверждение — соответствующий гриф есть на лицевой стороне документа.

Статья в тему:  Ту 160 белый лебедь стратегического назначения. Система управления ракетами

Авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде.

Построчный комментарий по заполнению авансового отчеты подготовили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ бесплатно к системе и переходите к указаниям.

Кто подписывает авансовый отчёт

Подотчётный работник расписывается только на оборотной стороне. После проверки авансового отчёта на лицевой стороне вписывают сумму расходов к утверждению — прописью и цифрами. Если в штате есть бухгалтер, он ставит под ней подпись и просит руководителя бизнеса заполнить гриф «Утверждаю» — туда вписывают общую сумму авансового отчёта прописью и цифрами, ставят подпись с расшифровкой и дату.

Если бухгалтера нет, руководитель всё равно заполняет гриф «Утверждаю» и сам ставит обе подписи.

После этого с подотчётником производят окончательный расчёт. Строку «Остаток внесён» заполняют, если работник возвращает неизрасходованные подотчётные деньги. «Перерасход выдан» — если расходы оказались больше, и он получает от работодателя возмещение.

Вернуть остаток или выплатить компенсацию можно любым способом, независимо от того, как выдавали подотчётные деньги.

Статья актуальна на 11.11.2021

Получайте новости и обновления Эльбы

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур

Пошаговая инструкция

В организации заполнением авансового отчета занимаются подотчетный сотрудник и бухгалтер.

Сотрудник, получивший авансовые средства, заполняет лицевую сторону. Необходимо указать информацию:

  • краткое, полное наименование организации, ее код в соответствии с классификацией ОКПО;
  • реквизиты документа — его номер и дату;
  • далее необходимо оставить место для визирования отчетности руководителем компании — после проверки документа бухгалтером руководитель ставит свою подпись, дату и указывает подотчетную сумму прописью;
  • фамилию, имя и отчество подотчетного лица, его должность, табельный номер и структурное подразделение;
  • назначение выданной подотчет суммы.
Статья в тему:  Программные продукты для управления перевозками. Автоматизация транспортной логистики: эффективные решения, методы и технологии

Если руководствоваться формой АО-1, то сотруднику надлежит вписывать сведения в левую и правую таблицы.

В левой таблице указываются данные об авансированных денежных средствах:

  • общая сумма;
  • денежная единица аванса — рубль или иностранная валюта;
  • остаток или перерасход (при наличии).

В правой таблице приводятся бухгалтерские сведения: счета и субсчета, по которым проводится аванс, с указанием точных размеров затрат. Эту часть заполняет бухгалтер.

Далее необходимо прописать оправдательную документацию: количество чеков и квитанций, подтверждающих расход.

В лицевой части документа отведено место для резолюции главного бухгалтера. После проверки сведений таблицы и документов, предоставленных в срок, главбух прописывает цифрами и прописью отчетную сумму.

Если по авансу образовался перерасход или, наоборот, остаток денежных средств, отразите это в отчетности. Указывается и приходный (расходный) кассовый ордер, на основании которого были произведены операции с остатками.

После табличной части ставят подписи бухгалтер, кассир и главный бухгалтер.

Далее заполняем оборотную сторону.

В первую очередь в таблице приводятся реквизиты и наименование всех приложений — подтвердительной документации (чеки, счета, билеты, квитанции). Прописывайте не только их номер и дату, но и точную учетную сумму и счета, субсчета, по которым будут проводиться операции. Табличную часть оборотной стороны заверяет своей подписью лицо, которое получило аванс.

В завершении оформляется расписка бухгалтера, которая отрезается и передается служащему. Отрезная часть подтверждает факт того, что сотрудник отчитался за выданный аванс и предоставил все необходимые документы. Бухгалтер под свою подпись заполняет данные: Ф.И.О. ответственного работника, реквизиты АО-1, сумму аванса прописью, количество оправдательных документов и дату, в которую отчитался служащий. Бухгалтер подписывает документ, только если отчетность предоставлена в положенный срок.

Статья в тему:  Термопечать на футболке в домашних условиях. Термотрансферная печать своими руками: как делать? С помощью термотрансферной бумаги

Для составления авансового отчета используется форма АО-1. В нее вносятся следующие сведения:

  • Номер и дата составления отчета.
  • Наименование организации, коды по ОКПО и ОКУД.
  • Наименование структурного подразделения.
  • ФИО и должность подотчетного лица.
  • Сумма аванса.
  • Назначение аванса.
  • Информация об остатке/перерасходе аванса.
  • Информация о приложениях, подтверждающих израсходованные средства (билеты, кассовые и товарные чеки, квитанции и т. д.).
  • Подписи руководителя, главного бухгалтера, бухгалтера.
  • Расписка подотчетного лица с подписью.

Образец заполнения бланка авансового отчета

Правильно оформить авансовый отчет 2021 года вам помогут образы заполненных бланков, которые представлены для бесплатного скачивания в разных форматах.

В каком случае применяется АО

Авансовый отчет заполняется подотчетным лицом с целью подтверждения целевого использования денежных средств. При этом денежные средства могут быть выданы как на командировку, так и под отчет на конкретные цели.

Заполнение АО предусмотрено Указанием Банка России N 3210-У от 11.03.2014 г., в котором говорится, что подотчетное лицо, написавшее заявление на наличные деньги (с указанием суммы и срока) и получившее их по расходно-кассовому ордеру, должно предоставить АО.

Как подтверждать расходы

Расход выданных под отчет средств подтверждается с помощью приложенных к АО чеков, накладных и других расчетных документов. Причем:

  • в чеке должна указываться не товарная группа (Канцтовары, Хозтовары), а конкретный товар. Если указана товарная группа, подотчетное лицо должно расписать на оборотной стороне документа все, что было приобретено и по какой цене. Но ревизоры такие документы не любят.
  • расходы должны быть осуществлены в рабочее время в рабочий день. Причины совершать расходы в другой период должны быть аргументированы.
Статья в тему:  Скайлинк зона покрытия. Подключение скоростного интернета от оператора скайлинк

Что, если не подтверждать

В случае отсутствия расчетных документов, подтверждающих расход подотчетных средств, потраченные средства не могут быть списаны на хозяйственные нужды предприятия с целью уменьшения прибыли, так как их правомерное использование не доказано. Деньги считаются доходом сотрудника и с них удерживается НДФЛ.

Хотите автоматизировать процесс составления авансовых отчетов и других документов и избежать ошибок при их заполнении? Воспользуйтесь сервисом КУБ.

Форма авансового отчета в 2021 году

Авансовый отчет по унифицированной форме 0504505 введен в действие с 2015 года приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее — Приказ № 52н). Этот бланк первичного документа обязателен для всех государственных и муниципальных учреждений.

Учреждение может включить в форму 0504505 дополнительные данные и реквизиты, если они способствуют более полному отражению информации и соответствуют требованиям нормативных документов (Приложение 5 к Приказу № 52).

Авансовый отчет следует составлять в виде электронного документа и заверять его квалифицированной электронной подписью. Если нет возможности формировать и хранить электронные документы или бумажная форма обязательна, составляйте отчет на бумаге.

Как сделать авансовый отчет в 1С

Заполнение авансового отчета в 1С 8.3.

Сумма выданного аванса и общая сумма, за которую отчитался сотрудник, выводятся в подвале документа:

  • Выдано авансов — полученная сумма аванса из вкладки Авансы ;
  • Расходы — израсходованная сумма подотчетных средств из вкладок Товары , Оплата , Прочее ;
  • Остаток/Перерасход — разница между суммами полей Выдано авансов и Расходы . Результат может быть в виде:
    • отрицательной суммы — т.е. перерасход, если сумма выводится со знаком минус;
    • положительной суммы — т.е. остаток денежных средств у подотчетника, которые необходимо вернуть, например, в кассу. Подробнее Возврат неиспользованных подотчетных средств.
Статья в тему:  Отлучение с рабочего места. Заявление на отгул на несколько часов (образец)

Назначение аванса и количество подтверждающих расходы подотчетника документов отражается также в подвале документа.

После того, как сотрудник Дружников Г.П. предоставил все первичные документы, из 1С можно распечатать бланк Авансовый отчет по кнопке Печать — Авансовый отчет (АО-1) . PDF

При приобретении материалов можно распечатать Приходный ордер по форме М-4 по кнопке Печать — Приходный ордер (М-4) . PDF

Авансовый отчет из 1С можно также сохранить на компьютер или отправить по электронной почте.

См. также:

  • Оформление командировки в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам
  • Почему в счете-фактуре и авансовом отчете не меняется подпись руководителя?
  • Поступление материалов в 1С 8.3: пошаговая инструкция
  • Типовая схема приобретения товаров в оптовой торговле в 1С

Если Вы являетесь подписчиком системы БухЭксперт8, читайте дополнительный материал по теме:

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

  1. Принятие к учету ОС в 1С 8.3: пошаговая инструкцияПринять к учету основное средство в 1С 8.3 можно двумя.
  2. Как оприходовать основные средства в 1С 8.3: пошаговая инструкцияОприходование основных средств чаще всего связано с их приобретением. Но.
  3. Основные средства в 1С 8.3 пошаговая инструкцияУчет основных средств в организации представляет собой целый комплекс хозяйственных.
  4. Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1: пошаговая инструкция для начинающихРассмотрим пошагово в виде инструкции для начинающих, как выполняется расчет.
Статья в тему:  Оборудование для ковки металла ажур. Обзор станков для холодной ковки ажур

Карточка публикации

Разделы:Законодательство (ЗУП), Зарплата (ЗУП), Кадры (ЗУП), Настройки (ЗУП)
Рубрика:1С Бухгалтерия 8.3 / ПОДОТЧЕТНЫЕ ЛИЦА
Объекты / Виды начислений:
Последнее изменение:31.08.2021

ID задана и содержит ID поста $termini = get_the_terms( $post->ID, ‘post_tag’ ); // так как функция вернула массив, то логично будет прокрутить его через foreach() foreach( $termini as $termin )< echo '' . $termin->name . ”; > /* * Также вы можете использовать: * $termin->ID – понятное дело, ID элемента * $termin->slug – ярлык элемента * $termin->term_group – значение term group * $termin->term_taxonomy_id – ID самой таксономии * $termin->taxonomy – название таксономии * $termin->description – описание элемента * $termin->parent – ID родительского элемента * $termin->count – количество содержащихся в нем постов */ –>

(12 оценок, среднее: 5,00 из 5)

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Статьи c упоминанием слов: