Как правильно и с пользой провести рабочее совещание

Если для сотрудников каждая оперативка – словно снег на голову, толку от таких совещаний будет мало. Работники просто не успеют подготовиться и будут слабо вовлечены в движуху. Поэтому проведение собраний нужно максимально систематизировать.

В идеале такие вещи проводятся по графику, разработанному заранее. Если планерок и оперативок много и все они разные, то и график нужен подробный. Например: каждую среду – совещание у директора, 25 числа каждого месяца – у начальника отдела продаж и так далее. Это в идеале и когда штат большой. Для маленького бизнеса можно собираться с удобной периодичностью. Главное – участники совещания должны знать: каждую неделю их вызывают на оперативку.

Кто должен присутствовать на собрании?

Фасилитация на практике После того как вы определите цель и желаемые результаты, тщательно продумайте, кого следует пригласить. Придерживайтесь такого правила: приглашать нужно только тех членов команды, участие которых необходимо для получения желаемых результатов. В этом случае соблюдать правило даже важнее, чем при проведении очных собраний, поскольку технологическая логистика, дополнительные трудности межличностного взаимодействия в связи с удаленностью участников, а также сложность достижения консенсуса на расстоянии делают решение о количестве приглашенных на групповое мероприятие первостепенно важным.

Впрочем, из этого правила есть исключение: если вы планируете провести одностороннее информационное совещание, охватывающее несколько территориально удаленных мест, с ограниченным временем сеансом вопросов и ответов. В таком случае количество участников мероприятия не имеет значения.

Особенности дистанционных совещаний

Главное в дистанционном совещании — демонстрация экрана выступающих и ведущего. Попросите коллег отключить микрофоны во время выступлений, чтобы не было лишнего шума. Узнайте, слышно ли ведущего и видна ли демонстрация. Заранее проверьте как работает запись экрана.

Для ведения протокола воспользуйтесь онлайн-документами. Так сотрудники увидят изменения, которые вносит помощник, и дополнят протокол.