Краткое введение в моделирование бизнес-процессов
Краткое введение в моделирование бизнес-процессов
Моделирование бизнес-процессов в последние годы стало модной тенденцией, охватившей многие крупные (и даже не очень крупные) предприятия. Во многих компаниях как грибы растут департаменты организационного развития, отделы процессного управления и иные подразделения, основная задача которых заключается в выработке рекомендаций по совершенствованию деятельности компании на основе применения процессного подхода. На рынке услуг также доступны предложения в области процессного консалтинга, в том числе предложения с конкретной отраслевой специализацией (например, в области постановки процессов разработки приложений или ведения других ИТ-проектов либо в области совершенствования систем управления компаниями).
Настоящий цикл статей посвящен использованию процессного подхода, моделированию бизнес-процессов и их практическому применению. Темы, планируемые к освещению в данном цикле, включают обсуждение наиболее широко распространенных типов моделей, способов их хранения, их достоинств и недостатков. Помимо этого мы обсудим средства интеграции с информационными системами и средствами управления бизнес-процессами (включая решения, использующие языки описания бизнес-процессов); имитационное моделирование процессов, контроль и анализ выполнения процессов в реальной жизни, создание решений на основе средств моделирования бизнес-процессов.
Хочу обратить внимание на то, что, во-первых, в данном цикле представлена личная точка зрения автора на моделирование бизнес-процессов, не имеющая отношения к официальным мнениям поставщиков обсуждаемых инструментов и услуг; во-вторых, данный цикл не претендует на систематичность изложения — он лишь отражает аспекты процессного подхода, показавшиеся автору наиболее интересными и заслуживающими внимания.
Чтобы разобраться в моделировании бизнес-процессов, нужно в первую очередь определить, что является бизнес-процессом (БП). В менеджменте это логическая последовательность регулярно повторяющихся действий, благодаря которым удаётся из ресурсов на входе получить конечный продукт на выходе. Задача любой компании, которая хочет оптимизировать свою работу, — выстроить действительно эффективные БП, те, что включают только необходимые операции.
У термина «моделирование» 2 значения: процесс формирования модели бизнес-процессов с применением методологии, если модель готова — процесс её исследования.
Сама модель БП — это описание, отражающее действительную или предполагаемую деятельность организации. Иногда говорят о графической модели бизнес-процесса — это схема процесса, отображающая все операции, переходы между ними. Соответственно, содержательная модель бизнес-процесса — это структура со свойствами элементов, связями.
Описывая основные понятия моделирования бизнес-процессов, стоит отметить также:
- метод, методологию моделирования — способ наглядно показать базовые элементы процесса и их связи через графику, текст;
- модель, блок-схема бизнес-процесса — его описание (в виде текста, символов, таблицы), которое отражает действительную или предполагаемую деятельность компании через функции, механизмы контроля, ресурсы и т. д.
Цели моделирования бизнес-процессов
Главная цель — через моделирование улучшить показатели компании, помочь ей достичь успеха. Если чётко описать все действия, сохранить хронологию документооборота, можно систематизировать информацию об организации и операциях, которые в ней протекают, чтобы потом отобразить всё в графическом виде. Взгляд на графики со стороны позволяет увидеть все ошибки и продумать, как их избежать.
- нормировать процессы (если соблюдать правила их выполнения, можно добиться желаемой результативности);
- установить взаимосвязи между процессами (чтобы убедиться в правильности процедуры).
Развитие моделирования бизнес-процессов
Условно выделяется 3 «волны» в развитии моделирования БП.
- 1920-е — 1980-е гг.
Когда вышла книга Ф. Тейлора «Принципы научного управления», заинтересовались описанием и разработкой бизнес-процессов. Само описание выполняется в виде текста, таблички. При этом активно используются методологии (SADT), сети Петри, блок-схемы. К слову, последние дают возможность чётко отобразить операции, но их нотация не даёт формализованного описания конкретных моментов процесса, например, не получается указать тех, кто выполняет бизнес-функции.
В 1980-х гг. пытаются автоматизировать БП, и только спустя 10 лет появляется отдельное направление — бизнес-моделирование. Большая часть методологий, которые использовались до этого момента, неполны, могут быть неправильно интерпретированы. В то же время их можно было использовать для обсуждения БП с руководством, ради чего они и создавались.
Вышла книга «Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе» М. Хаммера и Д. Чампи. Под реинжинирингом понималось создание двух моделей БП: «как есть» и «как должно быть». Последняя и внедрялась.
Также на этом этапе продолжился процесс автоматизации, появились системы управления потоками работ. В них предусматривалась среда разработчика, чтобы моделировать нестандартные БП, правда, для этого нужна была и помощь программистов. Это влекло за собой временные и денежные затраты, поэтому вскоре началась разработка методологий третьего этапа.
Вышла книга «Управление бизнес-процессами: третья волна» Г. Смита и П. Фингара. К бизнес-процессам подошли по-другому: позаботились о том, чтобы их можно было корректировать при необходимости самостоятельно. Также инструменты этого этапа сводятся к тому, чтобы сами руководители и специалисты организации могли осуществлять моделирование бизнес-процессов для эффективного управления компанией и их внедрения.
На этом этапе также совершенствуются способы моделирования, наблюдается стремление к стандартизации.
Стадии моделирования бизнес-процессов
Поскольку цель моделирования — улучшить показатели через БП, то охватывается не только проектный этап работы, но и работа по внедрению.
- построение модели «как есть» (для этого выявляют границы БП, базовые компоненты, делают описание, чтобы понять, как всё работает в настоящий момент);
- анализ данных;
- формирование модели «как должно быть»: (на основе анализа продумывается состояние процесса, к которому нужно стремиться);
- тестирование новой модели;
- усовершенствование (при необходимости вносятся изменения).
Причём моделирование бизнес-процессов не должно заканчиваться последним этапом. Чтобы преуспеть, нужно регулярно пересматривать разработанную модель и дорабатывать её, чтобы она учитывала изменения, соответствовала всем требованиям.
Виды моделирования бизнес-процессов
Исходя из трудностей, которые нужно решить через моделирование, его разделяют по видам. Если не разделять, модель окажется слишком сложной из-за наличия массы компонентов.
- функциональное моделирование бизнес-процессов (описание в виде взаимосвязанных функций);
- объектное (в качестве набора объектов, которые взаимодействуют между собой, объектами могут выступать сотрудники, техсредства, информационные компоненты);
- имитационное (подразумевает описание через примеры развития БП в разных условиях, анализ в динамике).
Принципы моделирования бизнес-процессов
- Принцип осуществимости: модель должна способствовать достижению целей. Поэтому предварительно важно обозначить цели и желаемые показатели.
- Информационной достаточности: без точных данных создание модели, как и проектирование бизнес-процессов, невозможно.
- Множественности модели: разрабатываемая модель должна отображать качества объекта, влияющие на нужные, желаемые показатели. Следовательно, чтобы полностью изучить какой-то объект, нужно создать ряд моделей, каждая из которых будет отображать процесс с разных сторон.
- Агрегирования: чаще всего сложную систему можно изобразить как совокупность агрегатов (подсистем). При этом грамотно составленные блоки нижнего уровня позволяют при необходимости изменять всю модель с учётом требований.
- Отделения: в области, которая анализируется, обычно есть ряд отдельных компонентов, структура которых и так понятна. В этом случае ставится условно пустой блок, для которого прописываются лишь важные входные и выходные потоки.
Могут выделяться и другие принципы — сфокусированности (необходимо учитывать только важные моменты, а для каждой модели они свои), декомпозиции. Последний указывает на то, что любой процесс можно отобразить как ряд иерархически выстроенных компонентов.
Методы моделирования бизнес-процессов
Их много, и они могут иметь графические или текстовые средства, чтобы отобразить базовые компоненты процесса, указать связи между ними.
- IDEF — объединяет несколько методов (IDEF0, IDEF1 и др.). В их основе методология SADT. Модель содержит графические схемы. Те составляются по определённым правилам, благодаря которым можно быстро вникнуть в суть.
- DFD — разработана для проектирования информационных систем. Отображает, как передаются данные между операциями, описывает их взаимосвязь. То есть с помощью DFD можно разбивать процесс на более мелкие процессы. При этом готовая диаграмма будет изображать потоки информации — входы, выходы, причины изменений и т. д.
- Flow Chart Diagram — метод, предполагающий использование символов. Ими обозначаются не только операции, но и данные, оборудование. Метод довольно гибкий, процесс можно отображать разными способами.
Наконец, сети Петри — модель изображается в виде графа. Метод позволяет моделировать изменение процессов в динамике.
Инструменты бизнес-моделирования
Профессиональные программные продукты, которые используются для БМ:
- ARIS — подойдёт продвинутым и начинающим пользователям. Включает также средства оценки и оптимизации стоимости БП, инструменты для внедрения ERP-систем, для контроля выполнения.
- ELMA — система, базирующаяся на создании модели через наглядные диаграммы, нотации BPMN. К слову, нотацией называют набор знаков для графического моделирования бизнес-процессов. ELMA содержит модуль управления проектами, удобную систему контроля, которая применима и для сотрудников филиалов удалённо, хорошо налажен электронный документооборот.
- AllFusion Process Modeler — система, с помощью которой можно делать описание, анализ, моделирование. Включает стандартные методологии: IDEF0, DFD и др.
Бизнес-моделирование: особенности практического применения
В основе БМ должны лежать бизнес-процессы, так как на системе управления ими выстраивается огромное количество других систем управления. Многие компании пытаются внедрять бизнес-процессы, совершенствовать их, и, даже если изначально это удаётся, наблюдается рост показателей, потом те падают, и о системе забывают.
Однако на самом деле проблема не в ней, а в несистемности и непродуманности действий по внедрению и улучшению. К тому же добиться успеха можно, только если предполагаемые изменения понятны и руководству, и подчинённым, а также направлены на долгосрочный результат и учитывают особенности менеджмента отечественных предприятий.
Значение бизнес-моделирования
При правильном описании и внедрении БП, организация получает массу преимуществ:
- улучшается управляемость и контролируемость на всех уровнях благодаря получению общей картины деятельности;
- сокращается время на выполнение операций, уменьшаются затраты без потери качества;
- компания развивается благодаря системному подходу к решению важных вопросов;
- появляется понимание, в каких сотрудниках нуждается организация, упрощается процесс подбора персонала;
- растут финансовые показатели;
- появляется возможность расширить бизнес за счёт создания дополнительных филиалов с работающей системой бизнес-процессов.
Выводы
Моделирование бизнес-процессов существенно упрощает жизнь владельцу и руководителю компании. Главное — правильно определить бизнес-процессы, описать их и внедрить с учётом всех изменений. Тогда успех не заставит себя долго ждать.