Регламент: зачем он нужен компании и как его составить

Немногие знают, что правильно разработанный регламент способен значительно сэкономить время и нервы как самого владельца бизнеса, так и его подчиненных. Именно поэтому очень важно составлять такие документы. Разберем, с чего начать и как это делать.

Для начала определим, что означает это понятие:

• Регламент процесса определяет порядок взаимодействия подразделений и работников организации в рамках определенного процесса.
• Регламент перечисляет и описывает этапы, которые должен предпринимать участник (группа участников) для выполнения бизнес-процесса. Часто в документе указываются и сроки выполнения этапов.

Поговорим о регламенте в его втором значении и разберем основные принципы самостоятельного составления этого документа.

Моя ошибка

Лет 20 назад я был таким же руководителем. Помню одну из своих первых инструкций для отдела продаж. Я написал ее и терпеливо ждал, когда все изменится. Но счастливая жизнь не наступила мгновенно, как я того хотел.

«Нужно, чтобы подчиненные прочитали инструкцию, поняли и начали применять, только тогда будут видны результаты», — справедливо рассудил я. Ждал долго. И через какое-то время обнаружил, что мою инструкцию почти никто не прочитал. Некоторые прочитали и не поняли. А некоторые сотрудники подумали, что эти правила не обязательно выполнять.

Структура

Какой регламент взаимодействия между отделами можно считать правильно составленным? Обычно документ включает в себя следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Определения, термины и сокращения.
3. Описания процессов.
4. Ответственность.
5. Контроль.

Источниками определений могут служить законодательные акты, ГОСТы и прочие документы. К последним, в частности, относят Приказы министерств, ведомств, правительственные постановления. При этом ссылки на нормативные документы, положения которых были использованы, должны включаться в регламент взаимодействия между отделами. Образец для ЛПУ , в частности, содержит указания на Приказы Минздравсоцразвития, Министерства здравоохранения региона.

Как сделать регламент закупок для коммерческих компаний

Коммерческие компании регламентируют внутренние закупки. Они описывают порядок и частоту подачи заявок на канцтовары, хозяйственные принадлежности, питьевую воду и другие ТМЦ. Некоторые организации фокусируются в регламенте на ведении договорной работы, а другие — исключительно на заявках, их обработке и реализации.

Вот образец регламента закупок канцелярских товаров и хозяйственных принадлежностей коммерческого предприятия:

Канцелярские товары, хозяйственные принадлежности для всей компании приобретаются один раз в месяц на основание полученных заявок от структурных подразделений.

Заявка от структурного подразделения подается один раз в месяц до 12.00 25-го числа текущего месяца. Заявки, поданные после указанного времени, выполняются после исполнения своевременно полученных заявок и в случае наличия средств в запланированном ежемесячном бюджете.

Заявка по установленной форме (Приложение № ) присылается на электронную почту [email protected]___.ru, а в дальнейшем создается в программе Jira.

Исполнение заявок на приобретение канцелярии и хозтоваров, полученных от структурных подразделений, осуществляется в срок до 5-го числа следующего месяца после подачи заявки.

Заявка подается от лица руководителя структурного подразделения или лица, которому руководством подразделения делегированы права подачи заявки.

Заявку могут исполнить частично, в зависимости от количества работающих сотрудников в данном структурном подразделение, оценки надобности приобретения товара, общей суммы выделенных бюджетных средств.

Решения о частичном исполнении заявки принимается административным директором.

Питьевая вода для отдельных структурных подразделений компании приобретается с периодичностью один раз в неделю по мере необходимости.

Заявка на приобретение питьевой воды формируется до 12.00 за 2 дня до желаемой даты поставки.

Заявка исполняется в течение двух дней после дня подачи заявки.

Заявка в простой форме присылается на электронную почту [email protected]___.ru, в заявке указывают:

• адрес доставки;
• Ф.И.О. контактного лица;
• количество бутылей с водой.

Порядок подачи заявок на приобретение прочих товаров, услуг осуществляется в простой форме.

К заявке прикладывают документы:

• месячный бюджет структурного подразделения, в котором указан размер средств, выделенных для приобретения товаров/услуг;
• при отсутствие утвержденного месячного бюджета на расходы к заявке прикладывается служебная записка с одобряющими визами руководства компании.

При отсутствие данных согласований заявка не рассматривается.

После получения заявки офис-менеджер производит выбор поставщика товара/услуги, согласовывает выбор с административным директором, получает счет на оплату и передает в финансовую службу для оплаты.

Срок исполнения такого вида заявок до передачи счета на оплату в финансовую службу – 24 часа.

Конечное исполнение данного типа заявок происходит после оплаты.

Исполненной является любая заявка, по которой произошло приобретение товара, услуги, а первичные документы переданы в бухгалтерию.

Прочие товары (услуги)

12.00 25-го числа текущего месяца

12.00 за день до дня поставки

До 5-го числа последующего месяца

В течение двух дней с момента подачи заявки

24 часа до передачи финансового документа в оплату

При подаче заявки на изготовление визиток для сотрудника в ней указывается:

• структурное подразделение;
• Ф.И.О. сотрудника;
• должность;
• контактный телефон/телефоны;
• электронный адрес;
• язык, на котором изготовляется визитка (при необходимости).

Если сотрудник, подающий заявку на изготовление визиток, не занимает руководящей должности, заявка должна содержать одобрение непосредственного руководителя.

Заявка на изготовление визиток имеет по умолчанию приоритет «Средний». Заявка подлежит исполнению и передачи финансового документа в течение 24 часов с момента получения.

В случае подачи заявки на организацию нового рабочего места или перемещения рабочего места из одного кабинета в другой, в заявке указываются номера кабинетов.

Такого рода заявки имеют приоритет «Низкий», т. е. заявка подается заявителем не менее чем за 72 часа до необходимого времени исполнения заявки.

В случаях возникновения инцидента (аварийной ситуации) заявка принимается по любому возможному каналу коммуникаций с обязательным дублированием звонком на ресепшен компании, дежурному сотруднику АХО или административному директору.

Инцидентам присваивается приоритет «Критический», при выборе мер для устранения аварий сначала используются все имеющиеся внутренние ресурсы компании, в случаях, если внутренние ресурсы отсутствуют или их недостаточно, привлекаются внешние ресурсы. Решение о привлечении внешних ресурсов согласовывается с административным директором.

В случаях, если промедление в устранении аварии влечет большие материальные затраты для компании в будущем периоде, административный директор вправе привлечь внешние ресурсы даже в случае отсутствия плановых или резервных бюджетов с обязательным оповещение руководства компании об инциденте и ресурсах, привлеченных на устранение инцидента.

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Автоматизация: Битрикс.24

Вы наверное заметили, что процедура составления и написания регламентов довольно трудоемкая и хлопотная. Естественно в 21 веке, в эпоху автоматизации труда и внедрения компьютерных технологий, нет необходимости писать вручную.

Переносите свои бизнес-процессы в онлайн. На курсе Школы Бухгалтерского Бизнеса научат, как работать с помощью Битрикс.24.

Обозначим вкратце, для чего нужен Битрикс.24 и какие процессы он автоматизирует.

1. Платформа оборудована всеми необходимыми инструментами для работы: онлайн чат, планировщик задач (календарь), безопасный облачный диск и файловый обменник, интерфейс для просмотра новостей. Переводим переписку и общение сотрудников из различных мессенджеров на одну общую, созданную для работы, платформу.
2. Битрикс позволяет назначать и передавать задачи ответственному исполнителю или группе. Созданные справочники CRM позволяют настроить тайм-менеджмент и заложить фундамент будущих бизнес-процессов.
3. Универсальность позволяет объединить все каналы коммуникаций, и получить данные о заявках, оставленных на сайте, электронной почте, в чат-ботах, мессенджерах, IP телефонии. В итоге всё самое важное и нужное в одном месте и можно раздавать задачи, расставлять приоритеты, делегировать полномочия.
4. Переносите готовые или создавайте с нуля необходимые регламенты по выполнению бизнес-процессов и взаимодействию с клиентами. Определяйте регулярные и шаблонные задачи.
5. Все выполненные действия сводятся в отчет и определяется их эффективность ( KPI)
6. Битрикс поможет настроить маркетинг и проанализировать продажи. Для этого прописываются сценарии лидогенерации, выбираются лид-магниты и автоворонки (об этих понятиях как-нибудь тоже поговорим). Собранные данные с посадочных страниц попадают в индивидуально настраиваемую CRM-форму. Отсюда рождается правдивая аналитика и мониторинг выполнения заказов.
7. Позволяет углубить автоматизацию бизнеса и постоянно совершенствоваться.

Все регламенты нужны для жизнедеятельности и процветания бухгалтерского бизнеса. Автоматизация и регламентация процессов сокращает количество ошибок, освобождает время бизнесмена на масштабирование и увеличение свободного личного времени без страха потерять доход.