9 просмотров

Нитки да иголки: как правильно прошить документы – пошаговая инструкция

Нитки да иголки: как правильно прошить документы – пошаговая инструкция

Содержание

  1. Какая документация требует прошивания
  2. Как правильно прошивать документы по ГОСТу
  3. Инструменты и подготовительная работа
  4. Инструкция прошивки важных бумаг
    • Два прокола
    • Три прокола
    • Четыре прокола
  5. Заключение

Чтобы обеспечить целостность документации, представить отчет в налоговую или сдать важные бумаги в архив и другие организации, нужно выполнить прошивку документов. Это гарантия безопасности, ведь так не сможет произойти потери или подмены отдельных листов. Последовательная нумерация и скрепление листов решит множество проблем.

Однако, несмотря на простоту этой процедуры, здесь нельзя допускать ошибки. В статье мы рассмотрим, как правильно прошнуровать и пронумеровать документы нитками, а также образцы и способы прошивки.

Основные регламенты

Как таковых регламентов по сшиванию документов не существует. Имеются только рекомендации, которые утвердил Росархив приказом от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». А также инструкции по документированию, которые выпустил Центральный банк России.

Из-за отсутствия жестких стандартов по сшиванию документов, предпринимателю сложно разобраться в самом процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдения своих правил.

Общие правила

На сегодняшний день не существует четких инструкций насчет подшивки документов. Но есть общие правила:

  1. Документацию сшивают прошивными нитками, банковским шпагатом или лавсановой лентой. Они считаются самыми надежными. Даже если дело упадет, нити не порвутся.
  2. Шов всегда проходит по левой стороне.
  3. Отверстия должны быть симметричным и располагаться на удалении 1,5-2 см от края.
  4. Если один документ состоит из нескольких склеек, при нумерации ставится один номер, а в описи указывается количество склеенных листов. Например, «Стр. 10, карта-склейка на 3 листах».
  5. Также опись проводится, если на одном листе приклеены несколько документов (например, чеков). Тогда пишут: «Стр. 5 приклеено 5 чеков».
  6. Вставки, приклеенные только уголком, нумеруются как отдельные страницы.
  7. Подшивать письма нужно вместе с конвертом. Письмо достают из конверта. Нумерация ставится сначала на конверте, потом на письме.
  8. Для сдачи в архив оформляется обложка, а также заполняется листок с описью и листок заверителя.
  9. Один том может содержать до 150-250 листов.
Статья в тему:  Бинарные опционы моя прибыльная стратегия. Выгодные и выигрышные стратегии на бинарных опционах

Сшивание документов не регламентируется нормативными актами. Но есть отдельные указания, как это делать. Они содержатся: ГОСТ 51141 по делопроизводству, Приказ Росархива от 23.12.2009, правила делопроизводства по прошиванию документов, разработанные ЦБ РФ и другими ведомствами.

Особенности прошивки документов: дельные советы

Прежде чем выяснять, как правильно сшивать документы ниткой, и просматривать фото, пошагово изучая указанный процесс, необходимо удалить с бумаг все скрепки и зажимы, отсортировав по дате и пронумеровав каждый лист тщательно подсоединенных друг к другу документов.

Естественно, при подготовке к процедуре вас может волновать не только, как правильно прошнуровать бумаги, но и как пронумеровать документы, не допустив ошибки. В этом нет ничего сложного: номера страниц проставляются арабскими цифрами (иногда римскими) и начинаются с цифры 1 (по возрастанию), причем опись не нумеруется.

Если требуется обложка, то для нее подбирают специальный картон с надписью «Дело», который может быть самых разных размеров и качества. Для прошивания обычных документов нередко используют обычный сшиватель для документов формата А4.

Нумерации подлежат и конверты в документах, номера на которых проставляются в первую очередь, а следом за ним нумеруются все находящиеся в нем листы и фотографии.

Главное требование к подшитым бумагам — неприкосновенность, то есть если нужные документы уже сшиты и пронумерованы, но вам необходимо добавить какое-то дополнение (например, образец заполненного заявления), то его нужно будет подшивать либо отдельным томом, либо разобрать все дело и наново перешивать. В случае допуска ошибок в нумерации возможно применение литерной нумерации. Проще говоря, на пропущенный лист ставится та же цифра, только к ней добавляется буква (16а, 17б…).

Статья в тему:  Битрикс плейс. Размещение готовых решений в Битрикс Маркетплейс: как сэкономить время

В случае более серьезного нарушения нумерации ее придется проставлять заново. Для этого нужно аккуратно зачеркнуть неверно написанные цифры и указать новые. Информацию обо всех изменениях нужно будет внести в заверительную надпись: зачеркнуть старые данные и рядом с ними написать новые.

Как правильно сшивать документы

Подшивание документации может выполняться в два, три, четыре и пять проколов. С левой стороны листа на расстоянии 1-2 см от края делаются проколы в нужном количестве. Затем через них пропускается нить по схеме (ниже приводим схемы для всех способов сшивания документов). На последней странице концы нити связываются узелком.

Сшив документы нитками, на их концы наклейте бумагу-заверитель так, чтобы кончики нити выглядывали из-под него. На бумаге проставляется надпись «Прошито и пронумеровано» с указанием количества страниц. После этого ставится дата, подпись должностного лица и печать. Во всех способах будет меняться только схема сшивания. Сам порядок действий одинаков.

Выводы

Сшивать оригиналы и копии документов нужно по ГОСТ Р61141-98. По количеству отверстий можно сшивать бумаги с разным числом проколов: от 2 до 5. Свободный конец должен достигать в длину не менее 7 сантиметров, чтобы можно было легко завязать узел.

Из инструментов и расходных материалов нужно использовать нитки, иглы, ножницы, дырокол, клей ПВА и твердые обложки. Нумеруется листы арабскими буквами, начиная с «единицы», номера в стандартных случаях проставляются в верхнем правом углу листа.

Статья в тему:  Как проверить скорость интернет соединения на компьютере. Как проверить скорость Интернета (Спидтест, Интернетометр от Яндекса) 2ip тест скорости соединения

Заверительный лист приклеивается на тыльную сторону документа и содержит информацию о сшитых бумагах. На нем также указываются название организации, ФИО и должность руководителя, его личная подпись с расшифровкой.

Печать ставится так, чтобы часть ее была на листе, часть – на самом документе.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Статьи c упоминанием слов: