Что делать, если онлайн-касса сломалась
Что делать, если онлайн-касса сломалась?
Онлайн-касса — это сложное электронное устройство, которое в какой-то момент может выйти из строя. Разумеется, при бережном отношении и соблюдении инструкции вероятность поломки терминала минимальна, но в жизни бывает всякое. К неприятной ситуации может привести множество разных причин — от случайно пролитой на устройство чашки кофе до пожара или замыкания. Маловероятен, но все же возможен и сбой в работе железа или программного обеспечения, в результате которого касса начинает «чудить»: не включается, печатает некорректные чеки и т.д. От неожиданностей не застрахован никто.
На интернет-форумах предприниматели время от времени задаются вопросом о том, что делать, если онлайн-касса вышла из строя. Попытаемся дать исчерпывающий ответ на него и другие вопросы пользователей, связанные с поломкой кассы. Статья будет полезна не только тем, кто столкнулся с такой проблемой, но и всем бизнесменам, ведь кто предупрежден, тот вооружен.
Итак, начнем с главного.
Можно ли некоторое время работать без кассы?
Использовать аппарат с неисправностью нельзя. Согласно закону, предприниматель не имеет права вести торговлю и обслуживать покупателей без чеков и кассовых операций. Также нельзя работать на аппарате, работающем с ошибками. А если всё же продолжить торговать, можно получить неприятное наказание в виде штрафа. А самое неприятное, что штраф может составить до 50 % от суммы, вырученной за время отсутствия кассы. Получается, если произошла поломка онлайн-кассы, нужно срочно остановить работу и вызвать специалиста по ремонту. Неисправность аппарата может быть не только физической, но и программной. При программных сбоях отмечаются следующие симптомы:
- данные не пересылаются ОФД;
- не печатаются чеки;
- аппарат не позволяет открыть или закончить смену;
- указывает неправильный тип платежа;
- указывает неверное время;
- не подключается к интернету и т. д.
Самостоятельно устранять такие поломки не следует. Мастера сервисного центра быстро отремонтируют устройство, и вам не придётся нести убытки из-за простоев.
Если неполадка – серьёзная
Когда неисправность требует проведения ремонта, то поступить можно следующим образом:
- Арендовать ККТ, пока сломанный находится в ремонте. Арендованное устройство может быть возвращено в любой момент, возмещается лишь стоимость фискального накопителя. Предпринимателям предлагаются варианты с уже активированной, настроенной и подключённой ККТ. Когда и арендованный аппарат станет неисправным, то его заменят безо всяких доплат и промедлений.
- Самые предусмотрительные коммерсанты заранее покупают вторую кассу на подмену, если вдруг первая даст сбой. В этом случае работа будет продолжаться без перерывов, вследствие чего никакие убытки не страшны. В то же время затраты на второй аппарат окупятся.
- При заключении договора с сервисным центром на абонентское обслуживание с условием замены кассы в случае форс-мажора сыграет на руку продавцу, так как замена сломанной кассы на новую проводится безотлагательно.
Онлайн-касса Атол 90Ф
Кассовый аппарат компактного размера, с возможностью печати двухмерных штрих-кодов, а также обмена данных посредством использования GSM или сети Wi-Fi. Ощутимый плюс устройства в удобстве эксплуатации и надежном влагонепроницаемом корпусе. Как исправить ошибку на кассе Атол 90Ф:
Комбинация
Описание ошибки
Как устранить
Сумма средств, которую ввел в терминал кассир не соответствует указанной в квитанции.
Исправить ошибку и ввести верное число (больше или указанное в квитанции).
Кассир пытается осуществить рассчитать покупателя после того, как закрыл кассовую смену.
Сначала нужно провести процедуру открытия смены, а затем произвести расчет.
Проблемы, связанные с программным обеспечением.
Необходимо устранить неполадки, перепрограммировав ЦП изделия или же при необходимости заменить БУ.
Как избежать ответственности за непробитый чек
Чтобы избежать ответственности, следует сообщить в ФНС, что вы работали без чеков, и пробить чек коррекции. Такая возможность предусмотрена примечанием к ст. 14.5 КоАП РФ.
Составьте кассовый чек коррекции с признаком «Приход» (для любых ФФД 1.05, 1.1, 1.2). Дополнительно учитывайте особенности для следующих реквизитов:
- Тип коррекции — «Самостоятельная операция». Это значит, что вы делаете корректировку добровольно, а не по требованию налоговой.
- Дата корректируемого расчета — укажите дату, в которую не был пробит чек.
- Сумма расчета — укажите непробитую сумму, а также способ оплаты: наличные (тег 1031) или безналичные (тег 1081).
Если вы корректируете только общую сумму расчетов (когда непробитых чеков было много), то вместе с чеками коррекции направьте в ФНС сведения и документы, которые позволят идентифицировать каждый расчет (ФФД 1.05 и ниже) и однозначно применить освобождение от ответственности (ФФД 1.1).
Обратите внимание! Ответственности можно избежать только исправив нарушение до того, как о нем узнает налоговая. Поэтому в работе без чеков всегда есть риск. Если вы будете работать без кассы достаточно долго, инспекторы могут узнать о нарушении раньше вас: получив жалобы от покупателей или в режиме онлайн увидев остановку в поступлении чеков. Поэтому будьте готовы к штрафам по КоАП.
Касса перестала передавать чеки в ОФД: что делать?
Кассиру, обнаружившему неполадки в работе онлайн-кассы, необходимо:
1. Продолжить работу, если нет связи кассы с интернетом либо сервер ОФД отказывается принимать данные. Затем, когда появится связь и возможность передачи данных возобновится, в течение смены сообщить об обнаруженной проблеме коллегам (например, в ИТ-отдел).
Даже при отсутствии связи с интернетом и ОФД онлайн-касса будет выдавать бумажные чеки, которые вручаются покупателям. Реквизиты чеков хранятся в ФН в некорректируемом виде в течение 30 дней (п. 4 ст. 4.1 закона «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, приказ ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@). Этого времени должно хватить на устранение проблемы. Соответственно, они попадут к ОФД при возобновлении связи.
2. Прекратить торговлю и сразу обратиться к ИТ-специалистам, если есть подозрения, что аппарат сломан, утратил функциональность накопитель, выставлены некорректные настройки ПО и т. д.
Если продолжить применять устройство, не отправляющее чеки в ОФД в силу указанных причин, либо отпускать товары без чека (что более вероятно, поскольку ККТ при указанных неполадках, как правило, отказывается работать), то это будет считаться нарушением закона об использовании ККТ и может привести к штрафам (п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ), наложенным на:
- должностных лиц — 25–50% от суммы выручки, не пробитой на кассовом аппарате (не менее 10 000 руб.);
- юридическое лицо — 75–100% от непробитой выручки (не менее 30 000 руб.).
Подробнее о штрафе при работе с ККТ см. здесь.
Отметим, что при масштабных сбоях, как в случае с аппаратами от «Штрих-М» в декабре 2017 года, магазин вправе рассчитывать на то, что ФНС отнесется лояльно к продолжению торговли со сломанным ККТ даже без пробития чеков. В указанной ситуации налоговики посчитали, что вины торговых точек нет, и разрешили им отпускать товары «мимо кассы» (письмо ФНС России от 20.12.2017 № ЕД-4-20/25867).