69 просмотров

Проведение внутреннего аудита: этапы и образцы оформления

Проведение внутреннего аудита: этапы и образцы оформления

Нужен ли внутренний аудит только для подготовки к внешнему или он приносит более весомую пользу для компании? Сохранить и увеличить стоимость организации, снизить расходы на внешний аудит, просчитать риски при разработке новых проектов — в реализации этих планов поможет квалифицированная подготовка и проведение внутреннего аудита.

В процессе работы аудиторы используют различные методики для получения объективных результатов. Разберемся в составляющих процесса аудиторских проверок и приведем примеры оформления документации, а именно:

Задачи внутреннего аудита

Внутренняя аудиторская проверка предприятия направлена на оценку и анализ продуктивности деятельности. Она же должна выявить слабые стороны, чтобы дать рекомендации по снижению рисков и найти направления, в которых заложен нераскрытый до сих пор потенциал.

На основании результатов внутреннего аудита руководство компании сможет оптимизировать финансово-хозяйственную деятельность и сделать более эффективными управленческие моменты.

В целом, все задачи внутреннего аудита можно поделить на 3 направления:

Обеспечение эффективной работы компании;

защита интересов компании и владельцев;

предоставление помощи и разъяснений исполнителям на местах для более эффективной работы каждого сотрудника.

Статья в тему:  Что включают в себя производственные издержки. Понятие издержек

Получается, что внутренний аудит нужен каждому – как владельцу, так и отдельному сотруднику, и компании в целом. А ещё он важен в глобальном плане, поскольку готовит организацию к проверкам. Своевременное выявление ошибок в документации или несоответствий в деятельности и предоставляемых данных может предотвратить серьёзные проблемы с госорганами.

Чек-листы решают множество задач:

Систематизируют процесс. Чек-лист разбивает сложную работу на части и помогает не упустить из внимания важные детали.

Повышают производительность и исключают ошибки. План действий уже готов, можно сосредоточиться на главном.

Облегчают делегирование. С помощью готовой инструкции сотрудникам проще разобраться в новой задаче без потери качества.

Снижают необходимость в контроле. Руководитель может отследить ход работ и корректировать процесс на любом этапе. Четкий алгоритм облегчает проверку задач.

Чек-лист — это еще и инструмент личной эффективности: он дисциплинирует и мотивирует. Так вы понимаете, сколько сделано и сколько осталось. Это придает силы для новых достижений.

Облачная SaaS-платформа РИТЕЙЛИКА. Блог компании.

  • чек лист
  • электронный чек лист
  • аудит
  • надзорные органы
  • Роспотребнадзор
  • образец

Чек лист – это перечень ключевых параметров и требований для оценки состояния магазина и качества работы персонала, подлежащих систематическим проверкам со стороны руководства и внутреннего отдела контроля качества компании. Чек-лист — базовый фундамент и руководство к действию, на котором основывается выполнение всех мероприятий в рамках проведения торговых аудитов, инспекций и внутренних проверок. Различают бумажный (на бумажных носителях) и электронный чек-лист (на мобильных устройствах и ПК). В зависимости от сферы деятельности компании и объекта, в отношении которого проводится проверка, чек-лист может принимать самые разнообразные формы и сценарии.

Статья в тему:  Договор на оказание управленческих услуг для. Договор на услуги по управлению ооо

Например, при проверках соблюдения стандартов мерчендайзинга, в чек-листе как правило прописывается проведение следующих мероприятий:

  • Мониторинг текущего наличия товаров (фейсинг и sku)
  • Общая оценка качества работ и соблюдения стандартов
  • Наличие POS материалов
  • Проверка соответствия ценников, срока годности товаров
  • Проверка промо и маркетинговых акций
  • Контроль цен, дистрибуции, уровень доступности рекламных материалов
  • Оценка работы торговых представителей и промоутеров

Чек-лист проверки магазина

При проведении проверок и торговых аудитов магазинов, стандартный чек-лист обычно разбивается на категории (зоны) проверки и критерии (области) проверки. В случае проверки магазина (супермаркета, гипермаркета), чек-лист может быть сформирован по следующим категориям:

Внутри каждой категории (зоны) чек-листа должен располагаться перечень критериев (областей) проверки. Критериев может быть любое количество, начиная от нескольких, заканчивая десятками и даже в отдельных случаях – сотнями. К примеру, в категорию «прилегающая территория и входная зона» могут входить следующие критерии:

  • Парковка чистая
  • Мусорные урны присутствуют, не наполнены
  • На фасаде отсутствуют посторонние надписи
  • Дверной доводчик работает
  • Плитка на крыльце не разбита
  • Коврики на входе присутствуют
  • Внешние рекламоносители чистые, не повреждены, светятся (освещены)
  • Информация на входе присутствует

Чек-лист проверки продавца

В качестве объекта проверки может выступать не только магазин, но и определенный сотрудник (менеджер, продавец). В этом случае, по чек-листу оценивается работа сотрудника, его внешний вид, знание корпоративных стандартов, умение играть «в ролевую игру» с потенциальными покупателями, выводя их на совершение покупки и допродажу. К примеру, подобным образом может выглядеть чек-лист для оценки работы продавца в магазине или салоне:

Статья в тему:  Конкурсы на день рождения взрослых за столом: смешные и интересные. Застольные развлечения для небольшой компании взрослых

Категория: внешний вид

Категория: первичный контакт

  • Невербально излучает позитив, располагающий к общению
  • Улыбается всем проходящим мимо входа людям
  • Встречает покупателя на входе
  • Незамедлительно приветствует вошедшего покупателя
  • Полностью представляется, ненавязчиво начинает знакомство
  • В процессе общения доводит до покупателя название компании
  • Грамотно, в тему, «без фанатизма» применяет комплименты

Категория: выявление потребностей

  • Обращается к покупателю исключительно по имени
  • Старается задавать наводящие вопросы
  • Использует техники «активного слушания»
  • Собирает общую информацию о потребностях покупателя
  • Подводит промежуточные итоги беседы

Категория: презентация товара

  • Отдает приоритет товарной аргументации
  • Аргументация базируется на потребностях и выгодах покупателя
  • Старается говорить эмоционально, но не перебарщивает
  • Не жонглирует специальными терминами, не применяет «слэнг»
  • Доводит информацию о преимуществах компании и товара
  • Там где уместно, применяет ценовую аргументацию

Категория: допродажа сопутствующих товаров

  • Предлагает сопутствующие товары
  • Аргументирует, выявляя потребности и выгоды покупателя
  • Объясняет необходимость использования
  • Подводит промежуточные итоги разговора

Категория: отработка возражений

  • Отвечает на возражения по существу
  • Обращается к покупателю по имени
  • Отрабатывает возражение «Дорого»
  • Отрабатывает возражение «Я подумаю»
  • Отрабатывает возражение «Я не уверен»
  • Отрабатывает возражение «А вот у ваших конкурентов. «
  • Подводит промежуточные итоги разговора

Категория: выход на сделку

  • Своевременно переходит к выходу на сделку
  • Применяет метод ускорения сделки
  • С энтузиазмом поддерживает выбор покупателя
  • Попутно выясняет контакты покупателя и его знакомых / родственников
  • Предлагает рекламный буклет или каталог
  • Прощается с покупателем, приглашает зайти еще раз
Статья в тему:  Пошаговая инструкция закрытия ип в году. Как самостоятельно закрыть ИП

Бумажный или электронный чек-лист?

В самом простом варианте чек-лист может составляться в таблицах Word или Excel и распечатываться, либо сразу записываться на бумажный носитель. Однако данный вариант использования чек-листов морально устарел, и с развитием современных мобильных технологий уходит в прошлое. Кроме того, информация на бумаге часто теряется, случайно уничтожается и имеет нехорошую тенденцию «оседать в столах», не позволяя накапливать исторические данные с целью сравнительного анализа, оценки динамики и эффективности проверок за разные периоды времени.

Именно по этой причине, многие компании уходят от чек-листов на бумажных носителях, переключаясь на использование электронных чек-листов в специальных облачных сервисах, где работа с чек-листами осуществляется на мобильных устройствах через мобильное приложение. Преимущество таких сервисов состоит не только в более удобном и быстром сборе данных, включая фотографии, но и в предоставлении руководителю отчетности и аналитики, которая в динамике покажет эффективность проведения проверок, инспекций и аудитов, позволит выявить самых «злостных нарушителей», аутсайдеров и самые «проблемные зоны». Одним из лидеров среди таких решений является сервис Ритейлика.

Облачный сервис Ритейлика представляет собой единое, централизованное хранилище данных по проверкам и состоит из веб-сайта и мобильного приложения. В сервисе, помимо стандартных справочников, имеется мощный конструктор чек-листов, позволяющий легко создавать неограниченное количество чек-листов любой сложности и любого размера для разных типов оценок (да/нет, баллы, выбор из списка, числовая/количественная оценка).

Статья в тему:  Как открыть мойку для машин. Как открыть автомойку самообслуживания? Какое оборудование выбрать

Также имеются развитые механизмы создания, планирования и распределения проверок по проверяющим (аудиторам, инспекторам). Сервис позволяет не только осуществлять внутренние, перекрестные и внеплановые проверки силами собственного отдела контроля качества, но и привлекать к этому сторонние агентства и тайных покупателей (mystery shopping), организуя их совместную работу в едином информационном пространстве вместе с остальными подразделениями и службами компании.

Проверяющий (инспектор) выполняет проверку по электронному чек-листу на своем мобильном устройстве, фиксируя нарушения, выставляя по каждому критерию оценки и прикладывая сопутствующие фотографии со своими комментариями. После завершения, проверка может быть передана дальше по цепочке для подписания ответственным лицом (директором магазина), устранения замечаний, создания претензий сервисным службам и передачи куратору.

Внутри проводимой проверки, в каждом критерии чек-листа, участники цепочки в зависимости от своих ролей и прав могут добавлять собственные комментарии, указывать способы и сроки устранения нарушений, объяснять причины их возникновения, формировать претензии сервисным службам и т.д., тем самым формируя некий «чат», который наглядно демонстрирует весь расклад и сопутствующую реакцию вовлеченных в данную проверку лиц и подразделений. Вся собранная в результате проверки информация быстро становится доступна руководителю и прочим ответственным лицам в отчетах на веб-сайте и уведомлениях, присылаемых на электронную почту вовлеченным в проверку лицам.

Конструктор чек-листов в Ритейлике позволяет создавать чек-листы, задающие маршрут движения проверяющего по инспектируемому объекту таким образом, чтобы не посещать одну и ту же зону проверки несколько раз. Это делается специально для того, чтобы проверяющий выполнял работу по чек-листу в «один заход», не возвращаясь повторно в уже проверенные места и зоны. Организация маршрутов в чек-листе позволяет существенно сократить общее время выполнения проверки, упорядочить, упростить работу проверяющего и увеличить общее количество проверяемых критериев (позиций).

Статья в тему:  Характеристики влияющие на размер заработной платы работника. Факторы формирования заработной платы

Для оценки качества работ по мерчендайзингу, в чек-лист необходимо на периодической основе добавлять товарные позиции, подлежащие тем или иным проверкам (наличие товара, сроки годности, ценники, промоакции и т.д.). Каждый раз вручную делать это долго и неэффективно, поэтому в сервисе предусмотрены механизмы интеграции с учетной системой заказчика. Учетная система периодически выгружает перечень товаров, подлежащих проверкам, сервис в свою очередь автоматически подгружает данные товары в электронный чек-лист при создании проверки, учитывая при этом ситуацию, когда в разных магазинах (филиалах) будет проверяться «свой» перечень товаров, отличающийся от перечня товаров для другого магазина.

Накопленный опыт разработчиков сервиса Ритейлика по автоматизации проведения проверок и торговых аудитов в крупных торговых сетях, позволяет сделать вывод, что использование чек-листов без привязки к специализированным программным решениям малоэффективно и дает небольшую отдачу. Будущее остается за электронными чек-листами и специализированными решениями, аккумулирующими в себе полученные данные и дающие руководителям требуемую отчетность в любых разрезах по эффективности работы филиалов, торговых точек и других подразделений. Ведь чем меньше в компании допускается нарушений и отклонений от принятых стандартов, тем выше будет лояльность клиентов и тем ниже будет вероятность получения драконовских штрафов от надзорных органов.

Шкала оценки аудита торговых сетей

В каждой сети своя система оценки, но она сводится к примерно следующим оценочным характеристикам пунктов

  • А — Полное соответствие требованиям
  • B — Почти полное соответствие требованиям
  • C — Только небольшая часть требований выполнена
  • D — Требование не выполнено
  • Cr — Критическое требование не соблюдено
Статья в тему:  Как делать добрые дела православному? Как отражаются на судьбе Добрые Дела.

После заполнения чек листа ставится общий бал по производству.

  • от 95% и выше — высокий уровень качества
  • от 90% до 94% — средний (хороший) уровень качества, требуется вмешательство руководителей подразделений для устранения текущих нарушений
  • от 86% до 89% — уровень качества ниже среднего, требуется вмешательство руководителей подразделений для устранения выявленных нарушений. Оценка и пересмотр действующей системы. Составляется план по улучшению показателей, пересматривается мотивация персонала
  • 85% и ниже — низкий уровень качества, требуется вмешательство вышестоящего руководства. Оценка компетентности руководящего и линейного персонала. Оценка и пересмотр действующей системы. Составляется план по улучшению показателей, пересматривается мотивация персонала

Чем компания получила оценку, тем чаще ее будут проверять и жестче контролировать. При первых же негативных отзывах высокая вероятность прекращения работы с таким поставщиком.

Как правильно составить чек-лист

Определить цель. Не нужно стараться решить все проблемы сразу. Лучше выбрать более конкретную задачу и подробно расписать её пошаговое решение.

Учесть последовательность действий. В чек-листах, в отличие от инструкций, это не так критично, но порядок и логика помогут ускорить процесс.

Структурировать информацию. Сто пунктов подряд запутают кого угодно. Лучше разделить шаги на тематические блоки.

Писать просто и понятно. Одно действие — один пункт. Только важное, без лишней информации. Если текста много, лучше разбить на несколько подпунктов.

Оформлять по-минимуму. Не нужно «играть со шрифтами» и использовать много ярких цветов. Оформление не должно отвлекать от текста, мешать работе.

Статья в тему:  Поиграй-ка – загадай-ка. Детские загадки про животных

Стараться сделать чек-лист универсальным. То есть учесть, что им могут пользоваться и другие люди. Тогда чек-лист поможет вам делегировать работу, а коллегам и подчиненным — лучше понять и оптимизировать процесс.

Ссылка на основную публикацию
Статьи c упоминанием слов:
Adblock
detector