Проведение внутреннего аудита: этапы и образцы оформления

Нужен ли внутренний аудит только для подготовки к внешнему или он приносит более весомую пользу для компании? Сохранить и увеличить стоимость организации, снизить расходы на внешний аудит, просчитать риски при разработке новых проектов — в реализации этих планов поможет квалифицированная подготовка и проведение внутреннего аудита.

В процессе работы аудиторы используют различные методики для получения объективных результатов. Разберемся в составляющих процесса аудиторских проверок и приведем примеры оформления документации, а именно:

Задачи внутреннего аудита

Внутренняя аудиторская проверка предприятия направлена на оценку и анализ продуктивности деятельности. Она же должна выявить слабые стороны, чтобы дать рекомендации по снижению рисков и найти направления, в которых заложен нераскрытый до сих пор потенциал.

На основании результатов внутреннего аудита руководство компании сможет оптимизировать финансово-хозяйственную деятельность и сделать более эффективными управленческие моменты.

В целом, все задачи внутреннего аудита можно поделить на 3 направления:

Обеспечение эффективной работы компании;

защита интересов компании и владельцев;

предоставление помощи и разъяснений исполнителям на местах для более эффективной работы каждого сотрудника.

Получается, что внутренний аудит нужен каждому – как владельцу, так и отдельному сотруднику, и компании в целом. А ещё он важен в глобальном плане, поскольку готовит организацию к проверкам. Своевременное выявление ошибок в документации или несоответствий в деятельности и предоставляемых данных может предотвратить серьёзные проблемы с госорганами.

Чек-листы решают множество задач:

Статья в тему: Ловит ли теле 2. Зона покрытия Теле2 — Детальная карта оператора

Систематизируют процесс. Чек-лист разбивает сложную работу на части и помогает не упустить из внимания важные детали.

Повышают производительность и исключают ошибки. План действий уже готов, можно сосредоточиться на главном.

Облегчают делегирование. С помощью готовой инструкции сотрудникам проще разобраться в новой задаче без потери качества.

Снижают необходимость в контроле. Руководитель может отследить ход работ и корректировать процесс на любом этапе. Четкий алгоритм облегчает проверку задач.

Чек-лист — это еще и инструмент личной эффективности: он дисциплинирует и мотивирует. Так вы понимаете, сколько сделано и сколько осталось. Это придает силы для новых достижений.

Облачная SaaS-платформа РИТЕЙЛИКА. Блог компании.

чек лист
электронный чек лист
аудит
надзорные органы
Роспотребнадзор
образец

Чек лист – это перечень ключевых параметров и требований для оценки состояния магазина и качества работы персонала, подлежащих систематическим проверкам со стороны руководства и внутреннего отдела контроля качества компании. Чек-лист – базовый фундамент и руководство к действию, на котором основывается выполнение всех мероприятий в рамках проведения торговых аудитов, инспекций и внутренних проверок. Различают бумажный (на бумажных носителях) и электронный чек-лист (на мобильных устройствах и ПК). В зависимости от сферы деятельности компании и объекта, в отношении которого проводится проверка, чек-лист может принимать самые разнообразные формы и сценарии.

Например, при проверках соблюдения стандартов мерчендайзинга, в чек-листе как правило прописывается проведение следующих мероприятий:

Мониторинг текущего наличия товаров (фейсинг и sku)
Общая оценка качества работ и соблюдения стандартов
Наличие POS материалов
Проверка соответствия ценников, срока годности товаров
Проверка промо и маркетинговых акций
Контроль цен, дистрибуции, уровень доступности рекламных материалов
Оценка работы торговых представителей и промоутеров

Статья в тему: Бизнес на огурцах в открытом грунте. Бизнес на выращивании огурцов в теплице

Чек-лист проверки магазина

При проведении проверок и торговых аудитов магазинов, стандартный чек-лист обычно разбивается на категории (зоны) проверки и критерии (области) проверки. В случае проверки магазина (супермаркета, гипермаркета), чек-лист может быть сформирован по следующим категориям:

Внутри каждой категории (зоны) чек-листа должен располагаться перечень критериев (областей) проверки. Критериев может быть любое количество, начиная от нескольких, заканчивая десятками и даже в отдельных случаях – сотнями. К примеру, в категорию «прилегающая территория и входная зона» могут входить следующие критерии:

Парковка чистая
Мусорные урны присутствуют, не наполнены
На фасаде отсутствуют посторонние надписи
Дверной доводчик работает
Плитка на крыльце не разбита
Коврики на входе присутствуют
Внешние рекламоносители чистые, не повреждены, светятся (освещены)
Информация на входе присутствует

Чек-лист проверки продавца

В качестве объекта проверки может выступать не только магазин, но и определенный сотрудник (менеджер, продавец). В этом случае, по чек-листу оценивается работа сотрудника, его внешний вид, знание корпоративных стандартов, умение играть «в ролевую игру» с потенциальными покупателями, выводя их на совершение покупки и допродажу. К примеру, подобным образом может выглядеть чек-лист для оценки работы продавца в магазине или салоне:

Категория: внешний вид

Категория: первичный контакт

Невербально излучает позитив, располагающий к общению
Улыбается всем проходящим мимо входа людям
Встречает покупателя на входе
Незамедлительно приветствует вошедшего покупателя
Полностью представляется, ненавязчиво начинает знакомство
В процессе общения доводит до покупателя название компании
Грамотно, в тему, “без фанатизма” применяет комплименты

Статья в тему: В какой программе делаются презентации со слайдами. Как сделать красивую презентацию на компьютере

Категория: выявление потребностей

Обращается к покупателю исключительно по имени
Старается задавать наводящие вопросы
Использует техники “активного слушания”
Собирает общую информацию о потребностях покупателя
Подводит промежуточные итоги беседы

Категория: презентация товара

Отдает приоритет товарной аргументации
Аргументация базируется на потребностях и выгодах покупателя
Старается говорить эмоционально, но не перебарщивает
Не жонглирует специальными терминами, не применяет “слэнг”
Доводит информацию о преимуществах компании и товара
Там где уместно, применяет ценовую аргументацию

Категория: допродажа сопутствующих товаров

Предлагает сопутствующие товары
Аргументирует, выявляя потребности и выгоды покупателя
Объясняет необходимость использования
Подводит промежуточные итоги разговора

Категория: отработка возражений

Отвечает на возражения по существу
Обращается к покупателю по имени
Отрабатывает возражение “Дорого”
Отрабатывает возражение “Я подумаю”
Отрабатывает возражение “Я не уверен”
Отрабатывает возражение “А вот у ваших конкурентов. “
Подводит промежуточные итоги разговора

Категория: выход на сделку

Своевременно переходит к выходу на сделку
Применяет метод ускорения сделки
С энтузиазмом поддерживает выбор покупателя
Попутно выясняет контакты покупателя и его знакомых / родственников
Предлагает рекламный буклет или каталог
Прощается с покупателем, приглашает зайти еще раз

Бумажный или электронный чек-лист?

В самом простом варианте чек-лист может составляться в таблицах Word или Excel и распечатываться, либо сразу записываться на бумажный носитель. Однако данный вариант использования чек-листов морально устарел, и с развитием современных мобильных технологий уходит в прошлое. Кроме того, информация на бумаге часто теряется, случайно уничтожается и имеет нехорошую тенденцию «оседать в столах», не позволяя накапливать исторические данные с целью сравнительного анализа, оценки динамики и эффективности проверок за разные периоды времени.

Статья в тему: Чем отличается срочный трудовой договор от бессрочного трудового договора. Как срочный трудовой договор перевести в бессрочный

Именно по этой причине, многие компании уходят от чек-листов на бумажных носителях, переключаясь на использование электронных чек-листов в специальных облачных сервисах, где работа с чек-листами осуществляется на мобильных устройствах через мобильное приложение. Преимущество таких сервисов состоит не только в более удобном и быстром сборе данных, включая фотографии, но и в предоставлении руководителю отчетности и аналитики, которая в динамике покажет эффективность проведения проверок, инспекций и аудитов, позволит выявить самых «злостных нарушителей», аутсайдеров и самые «проблемные зоны». Одним из лидеров среди таких решений является сервис Ритейлика.

Облачный сервис Ритейлика представляет собой единое, централизованное хранилище данных по проверкам и состоит из веб-сайта и мобильного приложения. В сервисе, помимо стандартных справочников, имеется мощный конструктор чек-листов, позволяющий легко создавать неограниченное количество чек-листов любой сложности и любого размера для разных типов оценок (да/нет, баллы, выбор из списка, числовая/количественная оценка).

Также имеются развитые механизмы создания, планирования и распределения проверок по проверяющим (аудиторам, инспекторам). Сервис позволяет не только осуществлять внутренние, перекрестные и внеплановые проверки силами собственного отдела контроля качества, но и привлекать к этому сторонние агентства и тайных покупателей (mystery shopping), организуя их совместную работу в едином информационном пространстве вместе с остальными подразделениями и службами компании.

Проверяющий (инспектор) выполняет проверку по электронному чек-листу на своем мобильном устройстве, фиксируя нарушения, выставляя по каждому критерию оценки и прикладывая сопутствующие фотографии со своими комментариями. После завершения, проверка может быть передана дальше по цепочке для подписания ответственным лицом (директором магазина), устранения замечаний, создания претензий сервисным службам и передачи куратору.

Статья в тему: Как делать добрые дела православному? Как отражаются на судьбе Добрые Дела.

Внутри проводимой проверки, в каждом критерии чек-листа, участники цепочки в зависимости от своих ролей и прав могут добавлять собственные комментарии, указывать способы и сроки устранения нарушений, объяснять причины их возникновения, формировать претензии сервисным службам и т.д., тем самым формируя некий «чат», который наглядно демонстрирует весь расклад и сопутствующую реакцию вовлеченных в данную проверку лиц и подразделений. Вся собранная в результате проверки информация быстро становится доступна руководителю и прочим ответственным лицам в отчетах на веб-сайте и уведомлениях, присылаемых на электронную почту вовлеченным в проверку лицам.

Конструктор чек-листов в Ритейлике позволяет создавать чек-листы, задающие маршрут движения проверяющего по инспектируемому объекту таким образом, чтобы не посещать одну и ту же зону проверки несколько раз. Это делается специально для того, чтобы проверяющий выполнял работу по чек-листу в «один заход», не возвращаясь повторно в уже проверенные места и зоны. Организация маршрутов в чек-листе позволяет существенно сократить общее время выполнения проверки, упорядочить, упростить работу проверяющего и увеличить общее количество проверяемых критериев (позиций).

Для оценки качества работ по мерчендайзингу, в чек-лист необходимо на периодической основе добавлять товарные позиции, подлежащие тем или иным проверкам (наличие товара, сроки годности, ценники, промоакции и т.д.). Каждый раз вручную делать это долго и неэффективно, поэтому в сервисе предусмотрены механизмы интеграции с учетной системой заказчика. Учетная система периодически выгружает перечень товаров, подлежащих проверкам, сервис в свою очередь автоматически подгружает данные товары в электронный чек-лист при создании проверки, учитывая при этом ситуацию, когда в разных магазинах (филиалах) будет проверяться «свой» перечень товаров, отличающийся от перечня товаров для другого магазина.

Статья в тему: Организация оптовой и розничной торговли. Основы организации оптовой торговли

Накопленный опыт разработчиков сервиса Ритейлика по автоматизации проведения проверок и торговых аудитов в крупных торговых сетях, позволяет сделать вывод, что использование чек-листов без привязки к специализированным программным решениям малоэффективно и дает небольшую отдачу. Будущее остается за электронными чек-листами и специализированными решениями, аккумулирующими в себе полученные данные и дающие руководителям требуемую отчетность в любых разрезах по эффективности работы филиалов, торговых точек и других подразделений. Ведь чем меньше в компании допускается нарушений и отклонений от принятых стандартов, тем выше будет лояльность клиентов и тем ниже будет вероятность получения драконовских штрафов от надзорных органов.

Шкала оценки аудита торговых сетей

В каждой сети своя система оценки, но она сводится к примерно следующим оценочным характеристикам пунктов

А — Полное соответствие требованиям
B — Почти полное соответствие требованиям
C — Только небольшая часть требований выполнена
D — Требование не выполнено
Cr — Критическое требование не соблюдено

После заполнения чек листа ставится общий бал по производству.

от 95% и выше — высокий уровень качества
от 90% до 94% — средний (хороший) уровень качества, требуется вмешательство руководителей подразделений для устранения текущих нарушений
от 86% до 89% — уровень качества ниже среднего, требуется вмешательство руководителей подразделений для устранения выявленных нарушений. Оценка и пересмотр действующей системы. Составляется план по улучшению показателей, пересматривается мотивация персонала
85% и ниже — низкий уровень качества, требуется вмешательство вышестоящего руководства. Оценка компетентности руководящего и линейного персонала. Оценка и пересмотр действующей системы. Составляется план по улучшению показателей, пересматривается мотивация персонала

Статья в тему: Лепка по мотивам хохломской росписи. Занятие по лепке «Золотая Хохлома

Чем компания получила оценку, тем чаще ее будут проверять и жестче контролировать. При первых же негативных отзывах высокая вероятность прекращения работы с таким поставщиком.

Как правильно составить чек-лист

Определить цель. Не нужно стараться решить все проблемы сразу. Лучше выбрать более конкретную задачу и подробно расписать её пошаговое решение.

Учесть последовательность действий. В чек-листах, в отличие от инструкций, это не так критично, но порядок и логика помогут ускорить процесс.

Структурировать информацию. Сто пунктов подряд запутают кого угодно. Лучше разделить шаги на тематические блоки.

Писать просто и понятно. Одно действие — один пункт. Только важное, без лишней информации. Если текста много, лучше разбить на несколько подпунктов.

Оформлять по-минимуму. Не нужно «играть со шрифтами» и использовать много ярких цветов. Оформление не должно отвлекать от текста, мешать работе.

Стараться сделать чек-лист универсальным. То есть учесть, что им могут пользоваться и другие люди. Тогда чек-лист поможет вам делегировать работу, а коллегам и подчиненным — лучше понять и оптимизировать процесс.

голоса

Рейтинг статьи